WWW.LIT.I-DOCX.RU
БЕСПЛАТНАЯ  ИНТЕРНЕТ  БИБЛИОТЕКА - различные публикации
 


«Федеральная служба по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (Росгидромет) рд РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ 52.19.568 ОРГАНИЗАЦИЯ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ...»

МИНИСТЕРСТВО ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ И ЭКОЛОГИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральная служба по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды

(Росгидромет)

рд

РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ 52.19.568 ОРГАНИЗАЦИЯ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА,

ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

АРХИВНОГО ФОНДА ДАННЫХ

О СОСТОЯНИИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ,

ЕЕ ЗАГРЯЗНЕНИИ

Обнинск ГУ «ВНИИГМИ-МЦЦ»

болеро связанные РД 52.19.568 - 2010 Предисловие 1 РАЗРАБО ТАН Государственным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт гидрометеорологической инфор­ мации - Мировой центр данных» (ГУ «ВНИИГМИ-МЦД») Росгидромета 2 РАЗРАБОТЧИКИ С.Г. Сивачок, кандидат физико-математических наук, В.А. Лавров, Н.В. Вавилова, Л.И. Власова, Л.Ф. Горошко, В.Н. Козлова 3 СОГЛАСОВАН с Управлением научных программ, междуна­ родного сотрудничества и информационных ресурсов (УНМР) Росги­ дромета 22 декабря 2010 г., Организационно-правовым управлени­ ем (ОПУ) Росгидромета 22 декабря 2010 г., Государственным учреж­ дением «Научно-производственное объединение «Тайфун» (ГУ «НПО «Тайфун») 10 декабря 2010 г .

4 УТВЕРЖ Д ЕН Руководителем Росгидромета 28 декабря 2010 г .

5 ЗАРЕГИ СТРИ РО ВАН ЦМТР ГУ «НПО «Тайфун» за номером 52.19.568-2010 от 19 января 2011 г .

6 ВЗАМЕН РД 52.19.568-96 Инструкция. Основные требования по комплектованию, хранению и использованию документов Российского государственного фонда данных о состоянии окружающей природной среды (утвержден приказом Федеральной службы России по гидроме­ теорологии и мониторингу окружающей среды от 21 октября 1996 года и введен в действие с 1 января 1997 года) и РД 52.19.341-93 Инструкция .

Порядок комплектования, учета, хранения и предоставления архивного фонда данных на магнитных лентах пользователю (утвержден Росгидро­ метом 18 октября 1993 года, введен в действие 1 января 1994 г.) II РД 52.19.568 - 2010 Содержание 1 Область применения

2 Нормативные ссы лки

3 Термины, определения и сокращения

4 Общие положения

5 Организация комплектования Госфонда Росгидромета

5.1 Определение источников, составление списка и плана комплектования Госфонда Росгидромета

5.2 Порядок подготовки документов Госфонда Росгидромета для передачи на хранение в О Ф Д

5.3 Прием-передача документов Госфонда Росгидромета в ОФД госучреждений Росгидромета

5.4 Порядок экспертизы ценности документов

6 Организация учета документов Госфонда Росгидромета.............................. 24

6.1 Учет поступления и выбытия документов и дел

6.2 Техническая обработка д е л

6.3 Научно-справочный аппарат к документамГосфонда Росгидромета....... 27 7 Организация хранения документов Госфонда Росгидромета

7.1 Требования к зданиям и помещениям архива

7.2 Нормативные режимы хранения документов Госфонда Росгидромета и требования к архивохранилищам....

7.2.1 Требования пожарной безопасности архивохранилищ

7.2.2 Охранный режим

7.2.3 Температурно-влажностный режим

7.2.4 Световой режим

7.2.5 Санитарно-гигиенический реж им

7.3 Оборудование архивохранилищ средствами хранения

7.4 Рациональное размещение документов Госфонда Росгидромета в архивохранилище





7.5 Контроль за движением и физическим состоянием документов Госфонда Росгидромета

7.6 Восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению

8 Хранение документов в структурных подразделениях госучреждений Росгидромета

8.1 Общие указания

8.2 Оформление и учет документов

8.3 Обеспечение сохранности документов

9 Организация использования документов Госфонда Росгидромета................ 63

9.1 Доступ пользователей к документам Госфонда Росгидромета................. 63

9.2 Использование документов Госфонда Росгидромета

9.3 Порядок предоставления документов Госфонда Росгидромета пользователям в ОФД госучреждений Росгидромета

Приложение 1 (обязательное) Форма внутренней описи документов дела...... 67 Приложение 2 (обязательное) Форма листа-заверителя д е л а

Приложение 3 (обязательное) Форма титульного листа дела (описи) документов постоянного хранения

Приложение 4 (обязательное) Форма описи дел постоянного хранения........... 70 Приложение 5 (обязательное) Форма описи дел временного хранения............ 71 III РД 52.19.568 - 2010 Приложение 6 (обязательное) Форма описи дел электронных документов хранения (страховых копий)

Приложение 7 (обязательное) Форма итоговой записи дела описей постоянного хранения

Приложение 8 (обязательное) Форма итоговой записи дела описей временного хранения

Приложение 9 (обязательное) Форма акта передачи-приема документов на хранение

Приложение 10 (обязательное) Форма акта передачи-приема документов в Госфонд Росгидромета при изменении территории или профиля деятельности одного госучреждения и отнесения его к территории или профилю деятельности другого госучреждения.. 76 Приложение 11 (обязательное) Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

Приложение 12 (обязательное) Форма книги учета поступления и выбытия документов

Приложение 13 (обязательное) Форма книги учета поступления и выбытия документов от лицензиатов

Приложение 14 (обязательное) Форма ежегодного отчета участника деятельности по формированию Госфонда Росгидромета....... 82 Приложение 15 (обязательное) Форма представления сведений о составе документов Госфонда Росгидромета

Приложение 16 (обязательное) Форма титульного листа книги учета........... 88 Приложение 17 (обязательное) Форма каталожной карточки на изданные документы 89 Приложение 18 (обязательное) Форма формуляра д е л а

Приложение 19 (обязательное) Форма каталожной карточки на документы наблюдений за состоянием окружающей среды

Приложение 20 (обязательное) Форма каталожной карточки на отчеты о научноисследовательских и экспедиционных работах, отчеты научноисследовательских судов, отчеты специализированных и полярных станций

Приложение 21 (обязательное) Классификация видов наблюдений.................. 93 Приложение 22 (обязательное) Форма журнала осмотра архивохранилища и помещений по работе с документами в противопожарном и охранном отношении по окончании р аб от

Приложение 23 (обязательное) Форма журнала для записи показаний термометра и гигрометра в архивохранилище

Приложение 24 (обязательное) Форма журнала для записи работ, выполненных в архивохранилище в санитарные дни

Приложение 25 (обязательное) Форма листа проверки наличия и состояния документов Госфонда Росгидромета

Приложение 26 (обязательное) Форма акта проверки наличия и состояния документов Госфонда Росгидромета

Приложение 27 (обязательное) Форма акта о технических ошибках в учетных документах

Приложение 28 (обязательное) Форма акта о неисправимых повреждениях архивных документов

Приложение 29 (обязательное) Форма акта о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны................. 102 Приложение 30 (обязательное) Форма карточки-заказа на выдачу дел из архивохранилища

Библиография

IV РД 52.19 .

568-2010

РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ

ОРГАНИЗАЦИЯ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА,

ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

АРХИВНОГО ФОНДА ДАННЫХ

О СОСТОЯНИИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ,

ЕЕ ЗАГРЯЗНЕНИИ

–  –  –

Настоящий руководящий документ устанавливает основные тре­ бования по организации комплектования, учета, хранения и использо­ вания документов архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (далее - Госфонд Росгидромета) .

Настоящий руководящий документ распространяется на терри­ ториальные органы и государственные учреждения Росгидромета, в том числе наблюдательные пункты, структурные подразделения, от­ делы фонда данных, экспертные комиссии Госфонда Росгидромета .

Для участников деятельности в области гидрометеорологии и смеж­ ных с ней областях, не входящих в систему Росгидромета, независимо от их организационно-правовой формы, данный руководящий доку­ мент носит рекомендательный характер .

2 Нормативные ссылки

В настоящем руководящем документе использованы ссылки на следующие нормативные документы:

РД 52.19.568 - 2010 ГОСТ 7.1-2003 Система стандартов по информации, библиотеч­ ному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиогра­ фическое описание. Общие требования и правила составления ГОСТ 7.48-2002 Система стандартов по информации, библио­ течному и издательскому делу. Консервация документов ГОСТ 7.76-96 Система стандартов по информации, библиотеч­ ному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Биб­ лиографирование. Каталогизация ГОСТ 12.1.004-91 Система стандартов безопасности труда. По­ жарная безопасность. Общие требования ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения РД 52.04.567-2003 Положение о государственной наблюдатель­ ной сети и Изменения № 1 к РД 52.04.567-2003 от 2009 года РД 52.19.108-2009 Положение о формировании архивного фон­ да данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федераль­ ной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды РД 52.19.143-2010 Перечень документов архивного фонда дан­ ных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении РД 52.19.159-2009 Положение об экспертно-проверочной комис­ сии архивного фонда данных Федеральной службы по гидрометеоро­ логии и мониторингу окружающей среды РД 52.19.160-2009 Положение об экспертной комиссии архивно­ го фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Фе­ деральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды РД 52.19.698-2008 Положение об информационных ресурсах о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды РД 52.19.704-2008 Краткие схемы обработки гидрометеорологи­ ческой информации

РД 52.19.568 - 2010 3 Термины, определения и сокращения

3.1 В настоящей руководящем документе применены следую­ щие термины с соответствующими определениями:

3.1.1 акт о выделении к уничтожению: Документ, удостоверяю­ щий списание документов Госфонда Росгидромета, выявленных в про­ цессе экспертизы научной и практической ценности документов в связи с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение и отобранных к уничтожению (РД 52.19.160) .

3.1.2 аннотация: Краткая характеристика документа, поясняющая его содержание, назначение, форму, другие особенности .

[ГОСТ 7.76-96, статья 5.7] зТз архив: Организация или ее структурное подразделение, осуще­ ствляющее прием и хранение архивных документов с целью исполь­ зования .

[ГОСТ Р 51141-98, статья 77] 3.1.4 архивный документ: Материальный носитель с зафикси­ рованной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяю­ щие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителей и информации для граждан, общества и госу­ дарства [1] .

3.1.5 архивный фонд: Совокупность архивных документов, историче­ ски или логически связанных между собой .

[ГОСТ Р 51141-98, статья 81] зХб архивохранилище: Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов .

[ГОСТ Р 51141-98, статья 78] 3.1.7 Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных РД 52.19.568-2010 документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, полити­ ческое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью ис­ торико-культурного наследия народов Российской Федерации, отно­ сящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению [1] .

Бумажные книжки 3.1.8 бумажные носители информации:

наблюдений, таблицы, картографический материал и т. п. (с учетом РД 52.19.698) .

3.1.9 внутренняя опись документов дела: Учетный документ, со­ держащий перечень документов в деле с указанием порядковых но­ меров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов .

[ГОСТ Р 51141-98, статья 123] 3.1.10 временное хранение архивных документов: Хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установ­ ленных нормативными правовыми актами [1] .

3.1.11 РД 52.19.568 - 2010 3.1.14 дело: Совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку .

[ГОСТ Р 51141-98, статья 71] 3.1.15 депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определен­ ных соответствующими договорами между ними и специально упол­ номоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (с учетом [1]) .

Примечание - В соответствии с перечнем [2] такое право предоставлено ГУ «ВНИИГМИ-МЦД» .

3.1.16 3.1.19 документ Архивного фонда Российской Федерации:

Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, по­ ставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хра­ нению [1] .

3.1.20 документ Госфонда Росгидромета: Документ о состоянии окружающей среды, ее загрязнении, прошедший процессы приема, РД 52.19.568-2010 экспертизы ценности, учета, технической обработки и регистрации в государственных учреждениях Росгидромета (РД 52.19.108) .

3.1.21 единица учета архивных документов: Единица измерения ко­ личества документов в архиве .

[ГОСТ Р 51141-98, статья 118] 3.1.22 единица хранения архивных документов: Учетная и класси­ фикационная единица, представляющая собой физически обособлен­ ный документ или совокупность документов, имеющая самостоятель­ ное значение .

[ГОСТ Р 51141-98, статья 117] 3.1.23 инвентарный номер: Номер для ведения аналитического учета, организации контроля за правильным использованием основ­ ных фондов; каждому инвентарному объекту присваивается соответ­ ствующий номер, который закрепляется за объектом на все время его эксплуатации .

3.1.24 информация общего назначения: Полученная и обрабо­ танная в порядке, установленном федеральным органом исполни­ тельной власти в области гидрометеорологии и смежных с ней облас­ тях, предоставляемая пользователям (потребителям) бесплатно ин­ формация о фактическом и прогнозируемом состоянии окружающей среды, ее загрязнении [3] .

3.1.25 кармашек в деле: Вклеенный в дело бумажный конверт для формуляра .

3.1.26 каталог документов: Основная часть научно-справочного аппарата, содержащая описания документов и дел на карточках в со­ ответствии с установленными правилами .

3.1.27 корешок дела: Боковая, торцевая сторона дела .

3.1.28 комплектование фонда: Совокупность процессов выяв­ ления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации доку­ ментов (с учетом ГО СТ 7.76-96, статья 2.12) .

РД 52.19.568-2010 3.1.29 меры пожарной безопасности: Действия по обеспече­ нию пожарной безопасности, в том числе по выполнению требований пожарной безопасности [4] .

3.1.30 микологический осмотр: Выявление микроскопических грибов и документов, поврежденных ими .

3.1.31 мониторинг окружающей среды, ее загрязнения:

Долгосрочные наблюдения за состоянием окружающей среды, ее загрязнением и происходящими в ней природными явлениями, а так­ же оценка и прогноз состояния окружающей среды, ее загрязнения [3] .

3.1.32 нормативный документ: Документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов .

Примечания:

1 Под документом следует понимать любой носитель информации, которая записана в нем или на его поверхности .

2 Термины, обозначающие различные виды нормативных документов, оп­ ределяются в дальнейшем исходя из того, что документ и его содержание рас­ сматриваются как единое целое .

[ГОСТ 1.1-2002, статья 4.1] 3.1.33 носитель информации (данных): Средства регистрации, хра­ нения, передачи информации (данных) .

[ГОСТ 7.0-99, статья 3.2.1.4] 3.1.34 описание документа: Упорядоченная совокупность све­ дений о документе, предназначенная для его характеристики и иден­ тификации .

3.1.35 организация фонда: Совокупность процессов приема, учета, технической обработки, размещения и хранения документов .

[ГОСТ 7.76-96, статья 2.10] 3.1.36 отдел (группа) фонда данных; ОФД: Структурное под­ разделение в госучреждении Росгидромета, которое осуществляет организацию фонда и предоставление пользователям документов, принятых на хранение (РД 52.19.108) .

РД 52.19.568 - 2010 3.1.37 перечень документов Госфонда Росгидромета: Нор­ мативный документ, определяющий виды документов, сроки и место хранения документов Госфонда Росгидромета (РД 52.19.108) .

3.1.38 пользователь архивными документами: Государствен­ ный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или фи­ зическое лицо, обращающееся на законных основаниях к архивным до­ кументам для получения и использования необходимой информации [1] .

3.1.39 пожар: Неконтролируемое горение, причиняющее мате­ риальный ущерб, вред жизни и здоровью граждан, интересам общест­ ва и государства [4] .

3.1.40 пожарная безопасность: Состояние защищенности лич­ ности, имущества, общества и государства от пожаров[4] .

3.1.41 пожарная охрана: Совокупность созданных в установлен­ ном порядке органов управления, подразделений и организаций, пред­ назначенных для организации профилактики пожаров, их тушения и проведения возложенных на них аварийно-спасательных работ [4] .

3.1.42 предметно-тематический каталог: Каталог, в котором карточки сгруппированы и расставлены по предметам и темам в логи­ ческой последовательности .

3.1.43 предоставление информации: Действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц [5] .

3.1.44 противопожарный режим: Правила поведения людей, порядок организации производства и (или) содержания помещений (территорий), обеспечивающие предупреждение нарушений требова­ ний пожарной безопасности и тушение пожаров [4] .

3.1.45 расстановочный индекс: Адрес хранения дела в фонде;

расстановочный индекс состоит из четырех групп двухзначных цифр:

первые две цифры - номер стеллажа, вторые две цифры - номер секции, третьи две цифры - номер полки на стеллаже, четвертые две цифры - номер места на полке .

3.1.46 распространение информации: Действия, направлен­ ные на получение информации неопределенным кругом лиц или пе­ редачу информации неопределенному кругу лиц [5] .

РД 52.19.568 - 2010 3.1.47 реж имно-справочные издания: Издания, подготовлен­ ные в государственных учреждениях Росгидромета в рамках ведомст­ венного заказа, научных программ, других плановых работ и содер­ жащие обобщенную информацию (по профилю своей деятельности) о состоянии окружающей среды, ее загрязнении (РД 52.19.108) .

3.1.48 3.1.52 стеллаж: Оборудование для хранения документов, со­ стоящее из нескольких рядов полок, скрепленных стойками .

3.1.53 справочно-поисковые средства: Совокупность описа­ ний архивных документов, представленных в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документированной информации (с учетом правил [6]) .

3.1.54 температурно-влажностный режим: Условия хранения доку­ ментов, определяемые нормативными параметрами температуры и влажности .

[ГОСТ 7.48-2002, статья 4.6] РД 52.19.568 - 2010 3.1.55 топографирование архивохранилищ: Проведение ну­ мерации помещений архивохранилищ, стеллажей, шкафов, полок и составление топографического плана-схемы размещения документов .

3.1.56 требования пожарной безопасности: Специальные ус­ ловия социального и (или) технического характера, установленные в целях обеспечения пожарной безопасности законодательством Рос­ сийской Федерации, нормативными документами или уполномочен­ ным государственным органом [5] .

3.1.57 уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, не восполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности [1] .

3.1.58 управление фондом: Регулирование состава, объема и структуры фонда (с учетом ГОСТ 7.76, статья 2.11) .

3.1.59 РД 52.19.568 - 2010 3.1.63 формирование фонда: Совокупность процессов комплектова­ ния, организации фонда, исключения документов, а также управления фондами. [ГОСТ 7.76-96, статья 2.9] 3.1.64 формуляр документа: Набор реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности (с учетом ГОСТ Р 51141, статья 42) .

3.1.65 фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фото­ графическим способом .

[ГОСТ Р 51141-98, статья 10] 3.1.66 экспертная ЭК комиссия Госфонда Росгидромета;

Госфонда Росгидромета: Группа специалистов, назначенная прика­ зом руководителя территориального органа или государственного учреждения Росгидромета, наделенная полномочиями в соответствии с положением об ЭК Госфонда Росгидромета (РД 52.19.108) .

3.1.67 экспертно-проверочная комиссия Госфонда Росги­ дромета; ЭПК Госфонда Росгидромета: Методический центр из спе­ циалистов ГУ «ВНИИГМИ-МЦД», наделенный полномочиями для рас­ смотрения и решения научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов Госфонда Росгидромета и практи­ ческих вопросов его формирования (РД 52.19.108) .

3.1.68 экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хра­ нения документов, отбора их для включения в состав Архивного фон­ да Российской Федерации и включения в акт о выделении к уничтоже­ нию архивных документов, не подлежащих хранению (с учетом феде­ [1]) .

рального закона 3.1.69 электронные носители информации: Носители, ориен­ тированные на обработку средствами вычислительной техники (маг­ нитные ленты, оптические диски, C D -диски, DVD-диски, магнитолен­ точные картриджи и т.п.) (с учетом РД 52.19.698) .

3.1.70 энтомологический осмотр: Выявление микроскопиче­ ских грибов и документов, поврежденных ими .

РД 52.19.568 - 2 0 1 0 3.1.71 ярлык: Листок бумаги, на котором написаны необходимые сведения .

3.2 В настоящем руководящем документе приняты следующие сокращения:

Госучреждения Росгидромета - государственные учреждения, подведомственные Росгидромету: ГУ «УГМС», ФГУ «УГМС», ГУ «ЦГМС», ГУ «ЦГМС-РСМЦ», ГУ «ЦГМС-Р», ГУ «НИУ»;

ГУ «ВНИИГМИ-МЦД» - Государственное учреждение «Всерос­ сийский научно-исследовательский институт гидрометеорологичес­ кой информации - Мировой центр данных»;

ГУ «НИУ» - Государственное учреждение «Научно-исследова­ тельское учреждение»;

ГУ «УГМС» - Государственное учреждение «Управление по гид­ рометеорологии и мониторингу окружающей среды»;

ГУ «ЦГМС» - Государственное учреждение «Центр по гидроме­ теорологии и мониторингу окружающей среды»;

ГУ «ЦГМС-Р» - Государственное учреждение «Центр по гидро­ метеорологии и мониторингу окружающей среды с региональными функциями»;

ГУ «ЦГМС-РСМЦ» - Государственное учреждение «Центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с функциями регионального специализированного метеорологического центра Все­ мирной службы погоды»;

ед. хр.* - единицы хранения;

ИСЗ - искусственный спутник Земли;

МЧС - Министерство Российской Федерации по делам граждан­ ской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий;

НИР - научно-исследовательская работа;

НИС - научно-исследовательское судно;

Росархив - Федеральное архивное агентство;

* Сокращения применяют в приложениях .

РД 52.19.568 - 2010 УГМ С (территориальный орган) - межрегиональное территори­ альное управление Росгидромета, осуществляющее свою деятель­ ность на территории нескольких субъектов Российской Федерации;

ФГУ «УГМС» - Федеральное государственное учреждение «Управление по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды» .

4 Общие положения

4.1 В соответствии с положениями [7] - [9] участники деятельно­ сти в области гидрометеорологии и смежных с ней областях осуществ­ ляют накопление и хранение информации о состоянии окружающей среды, ее загрязнении. В Росгидромете эту функцию - формирование фонда о состоянии окружающей среды, ее загрязнении - выполняют территориальные органы и госучреждения Росгидромета .

4.2 Госфонд Росгидромета формируется в ОФД УГМ С и/или гос­ учреждений Росгидромета, которые обеспечивают хранение (в том числе и депозитарное с учетом [2]) данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении и доступ к ним .

4.3 Настоящий руководящий документ служит целям организа­ ции комплектования, хранения и пополнения состава Архивного фон­ да Российской Федерации .

4.4 В своей деятельности ОФД руководствуются федеральными законами [1], [3], [5], [10], [11], постановлением [12], положениями [7] перечнем [2], административным регламентом [14], правила­ ми [4], [6], [15], методикой [16] и настоящим руководящим документом .

4.5 Работа по фондированию архивных документов Госфонда Росгидромета осуществляется в его источниках комплектования в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора до­ кументов для передачи на хранение в ОФД .

4.6 В Госфонде Росгидромета архивные документы формируют­ ся по единицам хранения. Единицы хранения организуются согласно схеме систематизации архивных документов .

4.7 Схема систематизации архивных документов в ОФД гос­ учреждений Росгидромета является основанием для внутренней РД 52.19.568 - 2010 организации единиц хранения Госфонда Росгидромета и основывает­ ся на РД 52.19.143 и закрепляется описями дел, документов .

4.8 Систематизация единиц хранения в пределах Госфонда Рос­ гидромета по разделам (подразделам) схемы систематизации прово­ дится с учетом одного или нескольких следующих признаков:

- структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хра­ нения к источнику комплектования или структурному подразделению госучреждения);

- хронологического (по периодам или датам, к которым относят­ ся единицы хранения);

- тематического (с учетом вида информации, к которому отно­ сится содержание, единиц хранения и статей перечня);

- географического (в соответствии с определенными террито­ риями, с которыми связано содержание документов);

- авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, ко­ торые являются авторами документов) .

При систематизации единиц хранения электронной документа­ ции дополнительно используются объектный и форматный признаки .

4.9 Единицы хранения группируются последовательно по при­ знакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов Госфонда Росгидромета .

4.10 Сохранность архивных документов Госфонда Росгидромета обеспечивается комплексом мероприятий по созданию оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно­ влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов и над­ лежащей организацией хранения архивных документов, исключающих их хищение или утрату и обеспечивающих поддержание их в нор­ мальном физическом состоянии .

4.11 Обособленному хранению подлежат следующие архивные документы Госфонда Росгидромета:

- секретные;

- уникальные;

- пораженные биологическими вредителями .

–  –  –

5.1 Определение источников, составление списка и плана комплектования Госфонда Росгидромета 5.1.1 Источниками комплектования Госфонда Росгидромета яв­ ляются:

- организации Росгидромета, входящие в государственную на­ блюдательную сеть за состоянием окружающей среды, ее загрязнени­ ем в соответствии с РД 52.04.567;

- научно-исследовательские учреждения Росгидромета по сво­ ему профилю деятельности;

- физические и юридические лица, не входящие в систему Рос­ гидромета, независимо от их организационно-правовой формы, осу­ ществляющие деятельность в области гидрометеорологии и смежных с ней областях на основании лицензии в соответствии с лицензион­ ными условиями и положением [9];

- зарубежные организации, передающие информацию в области гидрометеорологии и смежных с ней областях в Росгидромет, в том числе по линии международного обмена на основании двухсторонних и многосторонних соглашений, проектов и программ .

5.1.2 Список источников комплектования Госфонда Росгидроме­ та составляется ОФД У ГМ С или ГУ «УГМС» в соответствии с макетом задания на выполнение работ и оказание государственных услуг в об­ ласти гидрометеорологии и смежных с ней областях, мониторинга ок­ ружающей среды, ее загрязнения (далее - Задание Росгидромета), ко­ торый ежегодно утверждается приказом Руководителя Росгидромета .

5.1.3 Включение в список источников комплектования лицензиа­ тов, не входящих в систему Росгидромета, ОФД производит в соот­ ветствии с лицензионными требованиями и условиями, предусмот­ ренными пунктом 4 положения [9]. Сведения о сроках и составе доку­ ментов, представляемых в Госфонд Росгидромета, должны ежегодно запрашиваться ОФД от лицензиатов перед составлением списка ис­ точников комплектования .

РД 52.19.568 - 2010 5.1.4 Списки источников комплектования Госфонда Росгидроме­ та в ГУ «НИУ» Росгидромета готовятся ОФД ГУ «НИУ» на основании программ, перспективных и годовых планов оперативно­ производственных и научно-исследовательских работ учреждения и в соответствии с проектами планов передачи дел на хранение, которые ежегодно запрашиваются в структурных подразделениях ГУ «НИУ» .

5.1.5 Список источников комплектования Госфонда Росгидроме­ та для госучреждений Росгидромета содержит;

- название станций, постов, других наблюдательных организа­ ций в алфавитном порядке, отделов, лабораторий и др.;

- разряды (категории) станций, постов;

- год образования станций;

- заголовки и код документов, передаваемых на хранение;

- название структурных подразделений госучреждений, пере­ дающих дела .

5.1.6 Уточнение и переутверждение списка источников комплек­ тования Госфонда Росгидромета проводится по мере необходимости на следующих основаниях:

- создание, реорганизация, ликвидация учреждения, входящего в список комплектования;

- отказ организаций лицензиатов или граждан от сотрудничест­ ва с госучреждением Росгидромета (расторжение договора, прекра­ щение действия лицензии);

- исключение организации из списка источников комплектования, если в процессе ее деятельности перестали образовываться докумен­ ты Госфонда Росгидромета .

5.1.7 План комплектования составляется на основе предвари­ тельно проведенной работы по составлению списков источников ком­ плектования и содержит:

- заголовки и коды документов наблюдений, экспедиционных ра­ бот и обобщений по всем видам наблюдений и работ в области гид­ рометеорологии и мониторинга окружающей среды, выполненных се­ тевыми наблюдательными организациями УГМ С и подразделениями госучреждений Росгидромета;

РД 52.19.568-2010

- номер статьи по РД 52.19.143;

- количество документов (дел);

- период наблюдений, за которые передаются документы;

- количество пунктов наблюдений, по которым должны быть пе­ реданы документы;

- срок передачи документов (квартал года);

- название организации, передающей документы, фамилию, ини­ циалы должностного лица, ответственного за передачу документов .

5.1.8 Сроки передачи документов в Госфонд Росгидромета и со­ став передаваемых документов устанавливаются планом комплекто­ вания, по РД 52.19.143, краткими схемами по РД 52.19.704, Заданием Росгидромета и лицензионными требованиями в соответствии с по­ ложением [9] .

5.1.9 Списки источников комплектования и планы комплектова­ ния Госфонда Росгидромета должны быть подписаны начальниками ОФД госучреждений Росгидромета, рассмотрены ЭК Госфонда Росги­ дромета и утверждены ежегодно до 1 марта руководителем госучреж­ дения .

5.1.10 Выписки из планов комплектования должны быть направ­ лены во все организации и подразделения, передающие дела .

5.2 Порядок подготовки документов Госфонда Росгидромета для передачи на хранение в ОФД 5.2.1 Формирование и оформление дел, предназначенных для передачи на хранение в ОФД, производится работниками подразде­ лений УГМ С и госучреждений Росгидромета, в деятельности которых образовались и/или прошли критический контроль документы .

5.2.2 Ответственность за качественное состояние и полноту представления документов в Госфонд Росгидромета несут руководи­ тели подразделений УГМ С и госучреждений Росгидромета .

5.2.3 Критериями отбора документов в дело являются:

- документы одного срока хранения;

- общее содержание;

РД 52.19.568 - 2010

- код документа;

- принадлежность к одному подразделению или пункту наблю­ дений;

- общий период наблюдений .

5.2.4 Перед сдачей в Госфонд Росгидромета документы ком­ плектуются в единицы хранения. За единицу хранения документов на­ блюдений принимается один годовой комплект документов одного на­ именования по каждому пункту наблюдений отдельно. За единицу хранения документов научных исследований и экспедиционных работ принимается один экземпляр отчета, записки, обзора, сборника, спра­ вочника, ежегодника и т.п .

5.2.5 При оформлении документов в единицы хранения должно быть учтено следующее:

- объем каждой единицы хранения должен быть не более 200 листов при толщине единицы хранения не более 30 - 40 мм;

- в случае, когда документы по своему объему не вмещаются в одно дело, допускается разделение одного дела на несколько томов;

- в случае, когда документов одного наименования за год на­ блюдений недостаточно для формирования дела, допускается их объединение в ОФД по мере накопления за несколько лет;

- технические дела, паспорта, журналы истории станций и по­ стов со всеми приложениями и им подобные документы оформляются в дела по пунктам наблюдений;

- при комплектовании в единицы хранения разных документов по нескольким пунктам наблюдений из-за незначительного объема необ­ ходимо составлять внутреннюю опись в соответствии с приложением 1;

- при формировании дела сезонных наблюдений и работ допус­ кается объединение документов нескольких наименований одного вида наблюдений за сезон; в этом случае также составляется внут­ ренняя опись в соответствии с приложением 1 .

5.2.6 Все документы, включаемые в дело, должны быть отсорти­ рованы в хронологическом, алфавитном или другом принятом поряд­ ке. При формировании дела из документов должны быть удалены ме­ таллические скрепки, булавки, закладки .

РД 52.19.568 - 2010 5.2.7 Нумерация листов в деле производится в следующем по­ рядке:

- листы включаемых в дело документов должны быть пронуме­ рованы в развернутом виде арабскими цифрами в верхнем правом уг­ лу простым карандашом; документы в деле могут сохранять собствен­ ную нумерацию, если она отпечатана и соответствует порядковому расположению листов в деле;

- листы документов, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются по каждому тому (части) отдельно;

- фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в документе, ну­ меруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

- лист любого большого формата следует складывать и подши­ вать за один левый край, сложенный лист разворачивается и нумеру­ ется в правом верхнем углу;

- лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выпис­ ками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист;

- подшитые в документ конверты с вложениями обязательно ну­ меруются, при этом конверт должен быть подписан, а все вложения в конверте должны иметь внутреннюю опись;

- для годовых комплектов книжек стандартных форм (КГ-1, КГ-3, КГ-6 и т.п.), имеющих определенное количество листов, листы допус­ кается не нумеровать, а нумеровать количество книжек в единице хранения .

5.2.8 В случае обнаружения большого числа ошибок в нумера­ ции листов они перенумеровываются. При перенумерации листов ста­ рые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа .

5.2.9 При наличии отдельных ошибок в нумерации листов на непронумерованных листах ставится номер предыдущего пронуме­ рованного листа с прибавлением букв «а», «б». При повторении одно­ го номера на нескольких рядом расположенных листах к номеру при­ бавляются буквы «а», «б» .

РД 52.19.568-2010 5.2.10 Для учета количества листов в деле должен быть состав­ лен лист-заверитель дела в соответствии с приложением 2. Бланки листов-заверителей дел должны быть отпечатаны крупным шрифтом и вкладываются в конце дела. В графе «Особенности физического со­ стояния и формирования дела» указываются номера листов с особен­ ностями физического состояния: изорван, испачкан, с фотографией, крупноформатные, литерные и т.п .

5.2.11 Сформированное дело сдается в переплет. При перепле­ те не должен быть зашит или заклеен текст документов .

5.2.12 Обложка дела постоянного хранения должна быть оформлена по форме приложения 3, черной тушью с помощью тра­ фаретов букв и цифр или набрана с помощью ПЭВМ .

5.2.13 Подготовленные для сдачи в ОФД дела вносятся подраз­ делениями в описи, согласно приложениям 4, 5, 6. Описи составляют­ ся раздельно на дела постоянного и временного хранения .

5.2.14 На дела постоянного хранения описи составляются раз­ дельно по каждому виду наблюдений за состоянием окружающей сре­ ды, работ и исследований .

5.2.15 На дела временного хранения составляется одна опись без разделения на виды наблюдений, работ и исследований .

5.2.16 Номер описи, графа описи «инвентарный номер» и дата поступления в ОФД заполняются в ОФД .

5.2.17 Описи должны быть отпечатаны на бумаге хорошего ка­ чества .

5.3 Прием-передача документов Госфонда Росгидромета в ОФД госучреждений Росгидромета 5.3.1 Прием документов в Госфонд Росгидромета проводится на­ чальником ОФД по внутренним описям в соответствии с приложением 1 .

5.3.2 При приеме проверяется:

- количество внесенных дел в опись и фактически принимаемых;

- качество переплета или брошюровки дел;

РД 52.19.568 - 2010

- соответствие заголовков дел, внесенных в опись, содержанию документов в делах;

- качество и правильность оформления обложек дел;

- правильность группировки и оформления документов, включен­ ных в дела;

- правильность нумерации листов дел;

- наличие в делах при необходимости внутренних описей и пра­ вильность их составления;

- наличие листов-заверителей дел .

5.3.3 Обнаруженные нарушения установленных правил форми­ рования и оформления дел должны быть устранены при приеме, или дела должны быть возвращены на доработку (перегруппировку, пере­ оформление дел и т.д.) .

5.3.4 Опись принятых дел подписывается начальником ОФД и должностным лицом, передавшим дела .

5.3.5 Один экземпляр описи вместе с делами остается в ОФД, другой возвращается в структурное подразделение, передающее дела .

5.3.6 По итогам года в ОФД описи дел постоянного и временного хранения формируются в дела. Описи дел документов постоянного хранения формируются в дела по видам информации. Описи дел до­ кументов временного хранения формируются в одно дело. На каждое дело составляется итоговая запись дела (см. приложения 7, 8). Итого­ вая запись утверждается ЭК Госфонда Росгидромета .

5.3.7 Прием платных изданий производится по счетам и на­ кладным .

5.3.8 Передача и прием документов в ОФД от лицензиатов, не входящих в систему Росгидромета, должны производиться по акту, оформленному в соответствии с приложением 9 на бланке учрежде­ ния, передающего документы .

5.3.9 Передача и прием документов Госфонда из одного учреж­ дения Росгидромета в другое, при изменении территории или профиля деятельности УГМ С и НИУ, должны производиться на основании при­ казов Росгидромета, руководителей госучреждений Росгидромета по РД 52.19.568 - 2010 акту, оформленному в соответствии с приложением 10. Акт оформля­ ется на бланке учреждения, передающего документы .

5.4 Порядок экспертизы ценности документов 5.4.1 Архивные документы включаются в состав Госфонда Рос­ гидромета на основании экспертизы ценности документов .

5.4.2 Экспертиза ценности документов в УГМ С или госучрежде­ ниях Росгидромета осуществляется ЭК Госфонда Росгидромета. Пол­ номочия и порядок деятельности ЭК Госфонда Росгидромета опреде­ ляется положением о ней, утвержденным Руководителем Росгидроме­ та (РД 52.19.160) .

5.4.3 При проведении экспертизы ценности документов и опре­ делении сроков хранения документов ЭК Госфонда Росгидромета ру­ ководствуется перечнем РД 52.19.143 .

5.4.4 Экспертиза научной и практической ценности документов

Госфонда Росгидромета проводится в целях:

- определения состава документов, относящихся к Госфонду Росгидромета;

- выработки предложений по срокам и месту их хранения;

- отбора документов для хранения;

- отбора документов для уничтожения в связи с истечением сро­ ков хранения по РД 52.19.143 .

5.4.5 Включение документов в состав Госфонда Росгидромета осуществляется на основе комплексного применения критериев:

- происхождения документов (функционально-целевое назначе­ ние источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время и место создания документа и т.п.);

- содержания документов (значимость информации (вид гидро­ метеоинформации), в том числе ее уникальность, типичность или неповторяемость, вид документа, его подлинность);

- внешних особенностей документов (тип носителя, оформле­ ние документа) .

РД 52.19.568 - 2010 5.4.6 Экспертиза ценности документов в УГМ С и госучреждениях

Росгидромета проводится:

- по истечении сроков временного хранения архивных документов;

- при поступлении в ОФД документов от лицензиатов;

- для утверждения ЭК Госфонда Росгидромета итоговых записей дел описей документов Госфонда Росгидромета .

5.4.7 Контроль за проведением экспертизы ценности осуществ­ ляется ЭПК Госфонда Росгидромета, согласно РД 52.19.159 .

5.4.8 По результатам экспертизы должны быть:

- составлены предложения по составу и срокам хранения доку­ ментов, согласованы с руководителем госучреждения и направлены для рассмотрения в ЭПК Госфонда Росгидромета;

- отобраны для хранения документы Госфонда Росгидромета;

- составлены акты о выделении к уничтожению документов Гос­ фонда Росгидромета с истекшими сроками хранения по перечню РД 52.19.143 в соответствии с приложением 11. Акты должны быть рассмотрены экспертной комиссией и направлены на утверждение в ЭПК Госфонда Росгидромета .

5.4.9 Дела, предназначенные для уничтожения, до утверждения актов о выделении к уничтожению должны храниться в специально отведенном для них месте .

5.4.10 После утверждения актов дела должны быть упакованы в тару и сданы в организацию по переработке вторичного сырья. Сдача оформляется приемно-сдаточной накладной .

5.4.11 Использование документов для хозяйственных нужд и вывоз на свалку не разрешается .

5.4.12 Один экземпляр утвержденного акта должен храниться в ОФД постоянно .

5.4.13 В учетные и справочные документы должны быть внесены изменения .

РД 52.19.568 - 2010 6 Организация учета документов Госфонда Росгидромета

6.1 Учет поступления и выбытия документов и дел 6.1.1 Учет документов Госфонда Росгидромета в ОФД госучреж­ дений Росгидромета осуществляется в целях получения точных дан­ ных о количестве, составе, движении документов Госфонда Росги­ дромета, а также конкретных сведений о каждом документе. Учет яв­ ляется составной частью мероприятий, направленных на сохранность Госфонда Росгидромета .

6.1.2 Учет производится путем присвоения архивным докумен­ там (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров - инвен­ тарного номера и расстановочного индекса .

6.1.3 Учет архивных документов осуществляет специально вы­ деленный работник .

6.1.4 Документы Госфонда Росгидромета подлежат индивиду­ альному и суммарному учету. Индивидуальный учет обеспечивает сведения о каждом экземпляре документа, суммарный - о количестве документов в ОФД госучреждения и/или в Госфонде Росгидромета в целом .

6.1.5 Суммарный учет документов Госфонда Росгидромета обеспечивает получение следующих статистических данных на задан­ ную дату или в интервале времени между двумя датами:

- количество документов, поступивших в Госфонд Росгидромета;

- объем информации (Мб) на электронных носителях, поступив­ ших в Госфонд Росгидромета .

6.1.6 Основными учетными документами являются:

- описи дел постоянного и временного хранения (см. приложе­ ния 4, 5, 6, 7, 8);

- книги учета поступления и выбытия документов выполнены в соответствии с приложениями 12 и 13. Порядок расположения граф в книгах учета определяется ОФД;

- лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле в соответствии с приложением 2;

РД 52.19.568-2010

- ежеквартальный отчет по форме статистической отчетности (ГМ-16) заполняется в соответствии с макетом Задания Росгидромета, ежегодный отчет участника деятельности по формированию Госфонда Росгидромета заполняется в соответствии с приложениями 14, 15 .

6.1.7 Описи должны быть оформлены в дело в соответствии с 5.2.5 и 5.3.6 .

6.1.8 Дела описей следует нумеровать в порядке их заведения без разделения на виды документов .

6.1.9 В описях не разрешается делать подчистки и заклеивания текста. Ошибочную запись допускается разборчиво зачеркнуть и на­ писать правильную. Исправление должно быть подписано работни­ ком, вносившим исправление .

6.1.10 Дела описей должны храниться в сейфе или металличе­ ском шкафу .

6.1.11 Документы, принятые без описи, вписываются в опись ра­ ботником ОФД и включаются в дело описей по виду документов .

6.1.12 Учет документов, поступивших на хранение в Госфонд Росгидромета по акту приема-передачи, оформленному в соответст­ вии с приложением 9, от учреждений лицензиатов, не входящих в сис­ тему Росгидромета, ведется в книге учета в соответствии с приложе­ нием 13. Акт оформляется на бланке учреждения, передающего доку­ менты. Обложка книги учета оформляется в соответствии с приложе­ нием 16 .

6.1.13 Акты приема-передачи документов Госфонда Росгидро­ мета от учреждений лицензиатов, не входящих в систему Росгидроме­ та, должны подшиваться в дело. Завершенное делопроизводством дело должно быть оформлено в соответствии с 5.2.5 .

6.1.14 Учет поступления и выбытия платных и бесплатных ре­ жимно-справочных и информационных изданий должен вестись в кни­ ге учета. Графы книги учета по усмотрению ОФД могут соответство­ вать графам каталожной карточки, оформленной в соответствии с приложением 17. Все издания вносятся в книгу учета в порядке поступления под самостоятельным номером. Порядковый номер по­ ступления является одновременно инвентарным номером издания .

РД 52.19.568 - 2010 Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности. Если в ОФД поступило 2-3 эк­ земпляра одного наименования книги, то за всеми экземплярами за­ крепляется один номер с указанием номера экземпляра .

6.1.15 Ежегодно до 20 января ОФД должен быть составлен отчет участника деятельности по формированию Госфонда Росгидромета (см. приложения 14, 15) и направлен в ГУ «ВНИИГМИ-МЦД» для обобщения сведений о Госфонде Росгидромета и представления их в Росгидромет и/или Росархив .

6.1.16 Структура отчета может быть изменена в связи с измене­ нием требований состава отчетных данных. Форма отчета ежегодно направляется во все госучреждения Росгидромета .

6.1.17 Вспомогательный учет документов, дел и учетной доку­ ментации ведется в ОФД по удобным для отдела формам .

6.2 Техническая обработка дел

6.2.1 Техническая обработка дел включает штемпелевание, про­ ставление номера, оформление корешка и проставление расстановочного индекса дела .

6.2.2 Для штемпелевания должен применяться штамп прямо­ угольной формы размером 1,5 х 4 см, на котором должны быть выграви­ рованы слова:

«Госфонд Росгидромета_______________________________ №________________ » .

сокращенное наименование госучреждения Росгидромета номер дела Штамп ставится на обложке, титульном листе и на 17-й странице дела. Внутри штампа проставляется закрепленный за делом номер .

6.2.3 На корешке дела черной тушью с помощью трафарета букв и цифр или разборчивым почерком печатными буквами и цифрами за­ писывается код документов в деле, название пункта наблюдений, пе­ риод наблюдений. На делах, не имеющих кодов документов, записы­ ваются заголовки дел .

6.2.4 Расстановочный индекс дела записывается на бумажный ярлык и наклеивается на обложку дела в левом верхнем углу и на ти­ тульный лист дела в правом верхнем углу .

РД 52.19.568-2010 Для режимно-справочных, изданных и информационных мате­ риалов производится заполнение формуляра и наклейка кармашка .

6.2.5 Для формуляра используется стандартная карточка, за­ полненная в соответствии с приложением 18 .

6.2.6 Для хранения формуляра на внутреннюю сторону обложки дела наклеивается бумажный кармашек. На кармашке проставляется номер дела .

6.2.7 При поступлении в ОФД 2-3 экземпляров одного наимено­ вания книги, на обложке и титульном листе должен быть проставлен номер экземпляра: контрольный экземпляр, экземпляр № 2, экземп­ ляр № 3 .

6.3 Научно-справочный аппарат к документам Госфонда Росгидромета

6.3.1 В ОФД должен составляться и вестись предметно-тема­ тический каталог данных на бумажном и электронном носителях. Дру­ гие виды каталогов определяются и ведутся по усмотрению ОФД .

6.3.2 Составление и ведение каталога включает описание доку­ ментов и дел на каталожных карточках, их систематизацию в каталоге и регулярное пополнение .

6.3.3 Описание документов и дел производится на стандартных карточках .

6.3.4 Источниками сведений для описания являются обложка, титульный лист, оборот титульного листа, предисловие, содержание, текст, приложения и выходные данные дел и документов .

6.3.5 Описание состоит из элементов, которые заносятся на кар­ точку в установленной последовательности. Для каждого вида доку­ ментов (документы метеорологических, аэрологических, агрометеоро­ логических, гидрологических и т.д. наблюдений, документы научных исследований и экспедиционных работ, изданные документы) уста­ новлен свой набор элементов описания .

6.3.6 При описании документов наблюдений за состоянием окружающей среды на лицевую сторону карточки, в соответствии РД 52.19.568-2010 с приложением 19, должны быть занесены следующие основные све­ дения о документе:

- код документа. Заголовок дела;

- наименование пункта наблюдений, область;

- широта и долгота места. Высота над уровнем моря;

- вид наблюдательной организации (станция, пост), ее разряд (категория). Если статус наблюдательной организации изменился, то отмечается, с какой даты;

- инвентарный номер. Раестановочный индекс. Период наблю­ дений;

- место хранения документа, если документ оставлен на ответ­ ственное хранение в учреждении, организации;

- на карточки документов гидрологических наблюдений заносит­ ся дополнительно код поста, название реки, бассейн основной реки и моря, название озера, водохранилища;

- на карточки документов морских прибрежных наблюдений за­ носится дополнительно название моря .

Если сведения о документах не помещаются на лицевой стороне одной карточки, то они продолжаются на лицевой стороне 2-й, 3-й и т.д. карточек, в правом верхнем углу которых ставится порядковый номер карточки. На каждую новую карточку переносится код докумен­ та, наименование пункта наблюдений и заносятся инвентарные номе­ ра, расстановочные индексы и период наблюдений документов, со­ держащихся в деле .

Карточки заводятся на каждое дело по каждому пункту наблюде­ ний. Инвентарные номера, расстановочные индексы и период наблю­ дений документов, содержащихся в деле, допечатываются на карточ­ ки при поступлении дел .

На оборотной стороне первой карточки печатается аннотация документа при необходимости .

6.3.7 При описании отчетов о научно-исследовательских и экс­ педиционных работах, содержащих данные или материалы проведен­ ных полевых наблюдений за состоянием окружающей среды, научнотехнических отчетов научно-исследовательских судов, научноРД 52.19.568 - 2010 технических отчетов специализированных и полярных станций на ли­ цевую сторону карточки, согласно приложению 20 в соответствии с ГО СТ 7.1-2003 должны быть занесены сведения о документе:

- инвентарный номер. Расстановочный индекс; Заголовок доку­ мента;

- наименование задания, НИР, номер темы, этап работы;

- наименование организации, составившей отчет, список испол­ нителей;

- сведения о месте и дате составления документа;

- количество страниц, сведения об иллюстрациях и ином мате­ риале в документе;

- место хранения документа, если документ оставлен на ответ­ ственное хранение в учреждении, организации .

На оборотной стороне карточки печатается аннотация документа .

6.3.8 При описании изданных документов (бюллетени, ежегодни­ ки, ежемесячники, обзоры, справочники и др.) на лицевую сторону карточки (см. приложение 17) в соответствии с ГОСТ 7.1-2003 должны быть занесены сведения о книге:

- инвентарный номер книги. Расстановочный индекс;

- заглавие книги. Сведения, относящиеся к заглавию;

- наименование учреждения-разработчика (сокращенное наиме­ нование);

- сведения о том, где, кем и когда издана книга;

- количество страниц, сведения об иллюстративном и ином ма­ териале в книге;

- цена, тираж .

На оборотной стороне карточки при необходимости печатается аннотация документа .

6.3.9 Заполненные каталожные карточки должны быть сгруппи­ рованы и расставлены в каталоге по классификации видов наблюде­ ний в соответствии с приложением 21 и РД 52.19.143 .

6.3.10 Карточки на документы метеорологических приземных наблюдений, наблюдений за загрязнением окружающей среды и гео­ физическими наблюдениями расставляются внутри видов наблюдений РД 52.19.568-2010 по разновидностям наблюдений. Внутри разновидностей - по кодам документов и заголовкам документов. Затем - в алфавитном порядке пунктов наблюдений по республикам, краям, областям, городам фе­ дерального значения, автономным областям, автономным округам, внутри которых по годам наблюдений в хронологическом порядке .

6.3.11 Карточки на документы аэрологических, агрометеороло­ гических наблюдений расставляются по кодам документов и заголов­ кам документов. Затем - в алфавитном порядке пунктов наблюдений без разделения по областям. Внутри пунктов наблюдений - по годам наблюдений в хронологическом порядке .

6.3.12 Карточки на документы гидрологических наблюдений на суше расставляются по разновидностям наблюдений. Внутри разно­ видностей наблюдений - по бассейнам морей и крупных рек. Далее по рекам, каналам, водохранилищам, озерам в гидрографическом по­ рядке, внутри которых по пунктам наблюдений в гидрографическом порядке. Затем - по кодам и заголовкам документов, внутри - по го­ дам наблюдений в хронологическом порядке .

6.3.13 Карточки на документы морских гидрометеорологических наблюдений расставляются по морям, затем - по кодам и заголовкам документов. Далее - по пунктам наблюдений в алфавитном порядке и внутри них - по годам наблюдений в хронологическом порядке .

6.3.14 Карточки на документы геофизических наблюдений рас­ ставляются внутри вида наблюдений по разновидностям наблюдений .

Далее - по кодам и заголовкам документов. Затем - в алфавитном порядке пунктов наблюдений, внутри которых по годам наблюдений в хронологическом порядке .

6.3.15 Карточки на документы гелиофизических наблюдений рас­ ставляются по кодам и заголовкам документов. Внутри них - по пунк­ там и годам наблюдений .

6.3.16 Карточки на синоптические документы расставляются по заголовкам документов. Внутри заголовков - по кодам документов и годам наблюдений .

6.3.17 Карточки на отчеты научных исследований и экспедици­ онных работ расставляются по видам отчетов: отчеты о НИР, отчеты РД 52.19.568 - 2010 об экспедиционных работах, отчеты НИС, отчеты специализирован­ ных станций, отчеты полярных станций. Внутри - по годам проведен­ ных работ и исследований в хронологическом порядке .

6.3.18 Карточки на изданные документы расставляются в алфа­ витном порядке названий изданий (альбомы, атласы, бюллетени, еже­ годники, ежемесячники, каталоги, обзоры, справочники и др.). Внут­ ри - по заглавиям книг и годам изданий .

6.3.19 Карточки на общую документацию наблюдательных орга­ низаций: акты открытия и закрытия, технические паспорта, журналы истории, акты инспекций наблюдательных организаций и т.п. расстав­ ляются в алфавитном порядке наименований пунктов наблюдений .

Внутри - по заголовкам документов и годам проведенных работ .

6.3.20 Для хранения карточек каталога должен применяться ти­ повой библиотечный картотечный шкаф с выдвижными ящиками .

Каждый ящик с карточками каталога должен иметь на передней стенке ярлычок с указанием содержания ящика (названия разделов, подразделов, названия и коды документов, начальные буквы первого и последнего названия пункта наблюдений в ящике, заголовки доку­ ментов) .

В ящики должны быть поставлены разделители с выступами в верхней части, на которых наклеиваются надписи названий разделов и подразделов .

Карточки должны быть надеты на металлический стержень, ко­ торый закрепляется в ящике .

6.3.21 Вынимать карточки из ящика для дополнения сведений может только сотрудник ОФД, ответственный за каталог .

6.3.22 К каталожному шкафу рекомендуется сделать топографи­ ческий указатель, содержащий полный, подробный перечень названия картотек, расположенных в каждом пронумерованном ящике каталога .

РД 52.19.568 - 2010 7 Организация хранения документов Госфонда Росгидромета

7.1 Требования к зданиям и помещениям архива 7.1.1 Документы Госфонда Росгидромета размещаются в специ­ ально построенном(ых) или приспособленном(ых) для хранения здании(ях) или отдельных помещениях здания, удаленном(ых) от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, ав­ тостоянки, гаражи и т .

п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность место­ расположения архива определяется с учетом заключений службы по­ жарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха (в УГМ С это может быть протокол о степени загрязненности воздуха производственных помещений, составленный лабораторией монито­ ринга загрязнения атмосферного воздуха). Строительство и реконст­ рукция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам техническо­ го регулирования, и проектной документацией, согласованной с соот­ ветствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела .

7.1.2 Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения за­ дач архива по хранению, обработке, использованию архивных доку­ ментов, и должно отвечать требованиям рациональной планировки помещений .

7.1.3 Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной сани­ тарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива .

7.1.4 К помещениям основного назначения относятся:

- архивохранилища;

- рабочие помещения работников архива;

РД 52.19.568-2010

- помещения для приема, временного хранения и акклиматиза­ ции архивных документов;

- помещения для изоляции, дезинфекции, дезинсекции и дерати­ зации пораженных архивных документов;

- помещения для обеспыливания, переплета и реставрации ар­ хивных документов;

- помещения для копирования и реставрации архивных документов;

- помещения для хранения учетных документов;

- комплекс читального зала (с участками выдачи дел и справоч­ но-поисковых средств, временным хранилищем);

- методический кабинет;

- выставочный зал .

Обязательно должны быть выделены следующие помещения:

- архивохранилища;

- рабочие комнаты сотрудников ОФД;

- помещения для работы посетителей с документами Госфонда Росгидромета .

Не допускается совмещение архивохранилищ и рабочих поме­ щений любого назначения .

7.1.5 Размещение архива в приспособленных зданиях и помеще­ ниях производится в установленном порядке после проведения их экс­ пертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, дол­ говечность его основных конструкций и прочность межэтажных пере­ крытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений зда­ ния (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопи­ тельных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представи­ телями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарноэпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспер­ тизы составляется акт .

7.1.6 Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением .

7.1.7 Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы РД 52.19.568-2010 от остальных помещений здания. Не допускается размещение архив­ ных документов в помещениях здания, занятого службами обществен­ ного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожа­ роопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопас­ ные и химические технологии .

7.1.8 Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище от­ деляется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В ар­ хивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и ка­ нализации, технологические или бытовые выводы воды .

7.1.9 При проектировании размещения архивохранилища в спе­ циальном или приспособленном здании предпочтение (при равных те­ пловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориента­ цией окон .

7.1.10 Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении обору­ дования и средств хранения архивных документов, не должны соби­ рать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества .

7.1.11 Архивохранилище должно иметь естественную или искус­ ственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечи­ вать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность тем­ пературно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессив­ ных примесей, а также отвечать современным требованиям компакт­ ности и экономичности .

7.1.12 Высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, принятого для хранения архивных документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и, как правило, не выше 4 м .

7.1.13 Архивохранилище должно иметь удобные выходы к лиф­ там и лестничным клеткам .

–  –  –

7.2 Нормативные режимы хранения документов Госфонда Росгидромета и требования к архивохранилищам 7.2.1 Требования пожарной безопасности архивохранилищ 7.2.1.1 Пожарная безопасность архивохранилищ в соответствии с ГОСТ 12.1.004 должна обеспечиваться системами предотвращения пожара и противопожарной защиты, в том числе организационно­ техническими мероприятиями по обеспечению пожарной безопасно­ сти. Требования пожарной безопасности архивохранилищ должны со­ ответствовать требованиям, утвержденным в федеральном зако­ не [10] и правилах [15] .

7.2.1.2 Здания, в которых размещены архивохранилища, должны быть оборудованы противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Пожарные краны внутреннего противопожарного водопровода должны быть укомплек­ тованы рукавами и стволами. Пожарный рукав должен быть присое­ динен к крану и стволу. Длина рукава должна иметь протяженность, обеспечивающую доступ до крайней точки хранилища .

7.2.1.3 Помещения архивохранилищ должны быть оборудованы автоматическими установками пожарной сигнализации и пожароту­ шения .

7.2.1.4 Архивохранилища должны быть оборудованы перенос­ ными порошковыми ОП-2, ОП-3, ОП-4, ОП-5 или углекислотными ог­ нетушителями ОУ-1, ОУ-2, ОУ-3, ОУ-5 и транспортируемыми огнету­ шителями ОП-50, ОП-ЮО, ОУ-10, ОУ-20, ОУ-40, ОУ-80 с учетом пре­ дельно допустимой концентрации огнетушащего вещества в соответ­ ствии с правилами [15] .

Огнетушители устанавливаются на каждые 50 м2 площади .

РД 52.19.568 - 2010 7.2.1.5 Для локализации и ликвидации небольших возгораний должен быть пожарный инвентарь: ломы, багры, ведра, асбестовое полотно, грубошерстная ткань или войлок (кошма, покрывало из него­ рючего материала), крюк с деревянной рукояткой, лопаты и др .

7.2.1.6 В каждом хранилище должен быть вывешен план опера­ тивной эвакуации документов на случай пожара, аварии или стихийно­ го бедствия, а также утвержденный список работников, ответственных за эвакуацию документов .

7.2.1.7 В одном помещении запрещается хранить вещества и материалы, имеющие неоднородные средства пожаротушения .

7.2.1.8 Каждый работник архива при обнаружении пожара или признаков горения (запах гари, задымление, повышение температуры) обязан:

- немедленно сообщить об этом в подразделение пожарной ох­ раны;

- поставить в известность руководство и дежурные службы;

- принять по возможности меры по эвакуации людей и сохране­ нию материальных ценностей;

- принять по возможности меры по тушению пожара с помощью первичных средств пожаротушения .

7.2.1.9 Должностное лицо архива, прибывшее к месту пожара, обязано:

- продублировать сообщение о возникновении пожара в пожар­ ную охрану;

- поставить в известность руководство и дежурные службы;

- при необходимости отключить электроэнергию (за исключени­ ем систем противопожарной защиты);

- остановить работу систем вентиляции и кондиционирования в аварийном и смежном с ним помещениях;

- прекратить все работы в здании, кроме работ, связанных с ме­ роприятиями по ликвидации пожара;

- удалить за пределы опасной зоны всех работников, не участ­ вующих в тушении пожара;

РД 52.19.568-2010

- приступить к тушению пожара имеющимися в хранилище сред­ ствами пожаротушения с соблюдением требований безопасности ра­ ботниками, принимающими участие в тушении пожара;

- одновременно с тушением пожара организовать эвакуацию и защиту архивных документов фонда .

7.2.1.10 В хранилищах запрещается:

- пользоваться электронагревательными приборами;

- оставлять без присмотра включенные в электросеть лампы, пылесосы;

- курить;

- пользоваться неисправным оборудованием .

7.2.1.11 Нельзя использовать чердачные и технические поме­ щения в производственных целях или для хранения материальных ценностей .

7.2.1.12 Огнезащитную обработку деревянных конструкций и де­ ревянных стеллажей следует периодически повторять с учетом сроков эксплуатации огнезащитных покрытий. Нарушения огнезащитных по­ крытий должны немедленно устраняться. Состояние огнезащитных покрытий должно проверяться не менее двух раз в год .

7.2.1.13 При расстановке выставочного и другого оборудования в помещениях должны быть обеспечены эвакуационные проходы к лестничным клеткам и другим путям эвакуации в соответствии с нор­ мами проектирования .

7.2.1.14 В помещениях с одним эвакуационным выходом одно­ временное пребывание 50 и более человек не допускается .

7.2.1.15 В архивохранилищах и служебных помещениях должны быть вывешены таблички с надписями:

«Ответственный за противопожарное состояние_____________», «О пожаре звонить по телеф ону_________ » .

7.2.1.16 Ежедневно по окончании рабочего времени ответствен­ ным за противопожарное состояние помещений должны быть осмот­ рены архивохранилища, помещения по работе с документами и ре­ зультаты осмотра записаны в журналы в соответствии с приложением

22. Пример записи в графе 3 приложения 22: «Помещение проверено .

Обесточено. Ключи сданы на вахту» .

РД 52.19.568-2010 7.2.1.17 Не реже двух раз в год ответственным специалистом за противопожарное состояние госучреждения должен быть проведен в ОФД противопожарный инструктаж и занятия по пожарно­ техническому минимуму .

7.2.1.18 Вводный инструктаж о соблюдении мер пожарной безо­ пасности в хранилищах и при работе с документами должны прохо­ дить все вновь принимаемые на работу работники. Сотрудники, до­ пустившие нарушение требований пожарной безопасности, привлека­ ются к административной ответственности .

7.2.2 Охранный режим

7.2.2.1 Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудова­ нию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюде­ нию пропускного режима, хранению ключей от служебных помещений в соответствии с внутренним регламентом УГМ С или госучреждений Росгидромета .

7.2 2. 2 Требования к архивохранилищам и другим помещениям архива, в которых хранятся секретные архивные до^менты и прово­ дятся работы с ними, установлены нормативными правовыми докумен­ тами по обеспечению режима секретности в Российской Федерации .

7.2.2.3 Не допускается держать двери архивохранилищ откры­ тыми. В рабочее время ключи от дверей архивохранилищ должны на­ ходиться у ответственного работника отдела .

7.2.2.4 В архивохранилище имеют право доступа ответственное должностное лицо и работники ОФД, а также руководитель госучреждения и его заместители. Список лиц, имеющих право доступа в архивохра­ нилище, обновляемый по мере необходимости, должен находиться на посту охраны. Все другие работники допускаются в архивохранилище только в сопровождении ответственного должностного лица или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению РД 52.19.568-2010 руководства госучреждения и в сопровождении ответственного долж­ ностного лица или лица, его замещающего .

7.2.2.5 Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно­ справочного аппарата разрешается в установленном порядке .

7.2.2.6 По окончании рабочего времени ответственный за охран­ ный режим работник отдела должен проверить состояние хранилища (закрыть форточки, выключить электроприборы из сети, отключить свет рубильником), заполнить журнал осмотра помещения в соответ­ ствии с приложением 22, закрыть двери на замки и опечатать двери .

Ключи и печать должны быть сданы под роспись в журнале дежурному по учреждению .

7.2.3 Температурно-влажностный режим

7.2.3.1 В архивохранилище архивных документов на бумажной основе, оборудованном системами кондиционирования воздуха, под­ держивается нормативный температурно-влажностный режим:

- температура 17 - 19 °С;

- относительная влажность воздуха 50 - 55 % .

7.2.3.2 Температурно-влажностные параметры воздуха для дол­ говременного хранения черно-белых фотодокументов:

- температура не выше +15 °С;

- относительная влажность воздуха 40 - 50 % .

Для электронных документов:

- температура 8 - 18 °С;

- относительная влажность воздуха 45 - 65 % .

7.2.3.3 Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (± 5 °С) и относительной влажности воздуха (±10 %) не допускаются .

7.2.3.4 При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от 3 сут и более), сопровождающемся повышением относитель­ ной влажности воздуха до 70 - 90 %, принимаются меры по его нормали­ зации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища) .

Р Д 52.19.568 - 2010 7.2.3.5 В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно­ влажностного режима с применением оптимального отопления и про­ ветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. При повышенной влажности воздуха в хранилище возможно осушение воздуха твердыми поглотителями влаги - ангид­ ридом кремниевой кислоты и активированным алюминием. Осушение воздуха можно проводить также водными растворами хлористого лития и хлористого кальция. При пониженной влажности воздуха в хранили­ щах рекомендуется расставлять сосуды с водой, покрытые сеткой и мыть пол в течение рабочего времени. В воду полезно добавлять не­ большое количество формалина, креолина или хлорной извести .

7.2.3.6 Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности ком­ натного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируе­ мых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; при нарушениях режи­ м а - 1 раз в сутки .

7.2.3.7 Для измерения температуры и влажности воздуха в хра­ нилище должны применяться метеорологические приборы: ртутные и спиртовые термометры, гигрометры, баротермогигрометры, аспира­ ционный психрометр. Ежедневные измерения температуры и влажно­ сти производятся по термометрам, гигрометрам, баротермогигромет­ рам. Аспирационный психрометр как наиболее точный прибор должен применяться для поверки показаний термометров и гигрометров один раз в месяц .

7.2.3.8 Не реже одного раза в год должна быть произведена по­ верка аспирационного психрометра в метрологической службе .

7.2.3.9 В период технологической обработки архивных докумен­ тов допускается их временное хранение (до 2 месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при темпера­ туре (20 ± 5) °С и относительной влажности воздуха (50 ± 20) % .

7.2.3.10 Показания контрольно-измерительных приборов фикси­ руются в журнале в соответствии с приложением 23, в котором также РД 52.19.568-2010 отражаются поверка правильности показаний приборов и меры, при­ нятые по нормализации температурно-влажностного режима в случа­ ях его нарушения .

7.2.3.11 Контрольно-измерительные приборы монтируют на од­ ном щитке, размещенном в главном проходе архивохранилища на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контроль­ ная точка) по нормам: при комнатной системе - одна контрольная точка на комнату, при многоярусной - одна на ярус. Приборы устанавливают­ ся на щитках, которые закрепляются на стеллажах на расстоянии 1,6 м от пола. Норма размещения приборов - один комплект на 25 м2 .

7.2.4 Световой режим

7.2.4.1 Хранение архивных документов осуществляется в темно­ те. Это обеспечивается хранением архивных документов в перепле­ тах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима .

7.2.4.2 Освещение в архивохранилище может быть естествен­ ным или искусственным. Архивные документы могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение архивохранилища в помещениях без окон допускается при наличии в нем искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена .

7.2.4.3 Естественное освещение в архивохранилище допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло по­ крытий и т.п .

7.2.4.4 Для искусственного освещения в архивохранилище при­ меняются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наруж­ ной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ .

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен пре­ вышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от РД 52.19.568-2010 пола - 2 0 -5 0 лк, на рабочих столах - 100 лк. Освещенность измеря­ ется люксметром .

7.2.4.5 Электропроводка в архивохранилищах должна быть скрытой. Допускается электропроводка в газовых трубах. Штепсель­ ные розетки для переносных бытовых приборов - ламп, пылесосов должны быть герметичными или полугерметичными. Шнуры перенос­ ных приборов должны иметь резиновую изоляцию. Рубильники, рас­ пределительные электрощиты и предохранители устанавливаются вне архивохранилищ .

7.2 А 6 Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех поме­ щениях архива при любых видах работы с ними .

7.2.5 Санитарно-гигиенический режим

7.2.5.1 Архивохранилища и другие помещения архива содержат­ ся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насе­ комых, грызунов, плесени и пыли. Для предупреждения попадания пыли извне в помещение рекомендуется поддерживать избыточное давление воздуха (0,05 - 0,1 атм) с помощью вентиляционных систем .

7.2.5.2 В архивохранилище обеспечивается свободная циркуля­ ция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон ус­ тойчивого микроклимата .

7.2.5.3 Ежедневно в архивохранилище проводится влажная уборка. При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подо­ конники протирают водными растворами антисептиков .

7.2.5.4 Один раз в месяц должен проводиться санитарный день работниками ОФД. В санитарный день должны быть приведены в по­ рядок документы на полках, обеспылены пылесосом. Должно быть проверено состояние вентиляционной, отопительной и осветительной сетей и приняты меры для устранения обнаруженных недостатков .

Выполненные работы в санитарный день должны быть записаны в журнал в соответствии с приложением 24. Санитарные дни включают­ ся в план работы отдела .

РД 52.19.568-2010 7.2.5.5 При обнаружении в хранилищах документов, коробок, по­ раженных плесенью, необходимо принять срочные меры по санитар­ ной обработке документов, средств хранения и помещений. Поражен­ ные плесенью документы должны быть переданы в другое помещение на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых хранились по­ раженные плесенью документы, обрабатываются тканью, смоченной 5 %-м раствором формалина, и просушиваются. При плесневении стен, полов, потолков производится антигрибковая обработка пора­ женных помещений .

7.2.5.6 Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, защищаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм .

Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища, наружные отверстия вен­ тиляционных систем .

7.2.5.7 С целью обнаружения насекомых и плесневых грибов ар­ хивные документы (выборочно) и помещения архивохранилищ два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подверга­ ются обязательному энтомологическому и микологическому осмотру .

При обнаружении биологических вредителей принимаются немедлен­ ные меры по их уничтожению и обработке архивных документов, средств хранения, архивохранилищ. Документы, пораженные насеко­ мыми, должны быть изолированы и подвергнуты дезинсекции. При по­ ражении значительного количества документов насекомыми и обна­ ружении их в различных местах хранилища необходимо провести де­ зинсекцию всего хранилища .

7.2.5.8 Ремонт архивохранилищ должен проводиться не реже одного раза в 10 лет .

7.2.5.9 В хранилище запрещается:

- нахождение сотрудников, не вызванное необходимостью;

- курение;

- раскладка и хранение документов на полу, подоконниках, в не­ разобранных кипах;

- хранение посторонних предметов (сумок, портфелей, одежды, обуви, продуктов питания и т.п.);

РД 52.19.568 - 2010

- настилка половиков, ковровых дорожек;

- содержание цветов;

- хранение запасов бумаги, старой мебели, досок и т.д .

7.2.5.10 Вход в хранилище и работа с документами разрешается только работникам ОФД в чистых светлых халатах и чистой обуви .

7.3 Оборудование архивохранилищ средствами хранения

7.3.1 Архивохранилища оборудуются стационарными или пере­ движными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация су­ ществующих стационарных деревянных стеллажей, находящихся в нормальном санитарно-биологическом состоянии и обработанных ог­ незащитными составами. В архивохранилище с нормативным температурно-влажностным режимом допускается применение передвиж­ ных металлических стеллажей. В качестве вспомогательного или спе­ циального оборудования могут использоваться металлические шка­ фы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками .

7.3.2 В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В архивохранилище без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла .

Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в архиво­ хранилищах с соблюдением следующих норм:

- расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 1 2 0 см;

- расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;

- расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, па­ раллельными стене, - 75 см;

- расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (об­ ход) - 45 см;

РД 52.19.568 - 2010

- расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см .

Расстояния (проходы) для оборудования с выдвижными ящика­ ми рассчитываются по специальным нормам с учетом типоразмера оборудования .

7.3.3 Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах горизонтально или вертикально (в зависимости от их фор­ матов) в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п.) .

7.3.4 Рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном поло­ жении в металлических или пластиковых коробках на стеллажах типа «елочка» либо на стационарных стеллажах .

7.3.5 Каждая единица хранения электронного документа укла­ дывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом долж­ но быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки. Электронные носители рекомендуется хранить в шкафах, оборудованных полками, разделенными на ячейки. Ячейки должны быть пронумерованы, сами шкафы подписаны. Контрольные и дублетные экземпляры документов хранятся в разных помещениях .

7.3.6 Не допускается хранение архивных документов на носите­ лях с магнитным рабочим слоем на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные стеллажи могут быть использованы в исключи­ тельных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа элек­ тропроводом и их эффективное заземление). Напряженность магнит­ ных полей не должна превышать 400 А/м .

7.3.7 Допускается хранение различных типов носителей в одном шкафу с условием оборудования соответствующих ячеек и соблюде­ ния в помещении условий хранения .

7.3.8 Для сохранности информации на дисках необходимо со­ блюдать следующие правила эксплуатации и хранения:

- оберегать диск от механического и химического воздействия на рабочую поверхность;

РД 52.19.568 - 2010

- не держать диск открытым, укладывать его в специальный за­ щитный футляр;

- не касаться поверхности диска пальцами, брать его только за края;

- оберегать диск и считывающий привод компьютера от попада­ ния пыли и конденсата;

- хранить диски в двух экземплярах в разных помещениях;

- хранить диски в шкафах в горизонтальном или вертикальном положении;

- надписи и этикетки наклеивать на защитную коробку .

7.3.9 Для обеспечения сохранности информации на магнитолен­ точных носителях необходимо выполнять следующие правила:

- хранить картридж в собственной защитной коробке;

- не открывать «дверцу» кассеты, не касаться ленты;

- помещать метки (наклейки) или другую ссылочную информа­ цию на картридж по соседству с переключателем защиты записи;

- после записи информации на картридж сдать его в хранилище, установить переключатель в положение «защита»;

- хранить картриджи в специально предназначенных ячейках вертикально на одном из его узких длинных ребер;

- нельзя складывать картриджи в стопку один на другой или на­ клонно на длительное время;

- один раз в год необходимо прочитать всю информацию, при наличии ошибок чтения принять меры к восстановлению информации и повторно переписать данные на новый картридж;

- перед использованием необходимо «акклиматизировать» кар­ тридж в производственном помещении в течение 24 ч, если он нахо­ дился в отличных от рекомендуемых условиях .

РД 52.19.568 - 2010

7.4 Рациональное размещение документов Госфонда Росгидромета в архивохранилище 7.4.1 Документы Госфонда Росгидромета в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск .

7.4.2 Порядок расположения документов Госфонда Росгидроме­ та определяется топографическим планом (схемой) их размещения, утверждаемым руководителем госучреждения. Топографирование ар­ хивохранилища предусматривает распределение архивных докумен­ тов по архивохранилищу с указанием их номеров по каждому стелла­ жу архивохранилища. План (схема) находится в ОФД, осуществляю­ щем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующий его раздел - в архивохранилище .

7.4.3 Место расположения и площадь, выделяемая для разме­ щения архивных документов для обособленного хранения, определя­ ются исходя из реальных возможностей и перспективных объемов ком­ плектования архива в госучреждении .

7.4.3.1 Размещение секретных документов Госфонда Росгидро­ мета осуществляется в соответствии с требованиями нормативных документов по обеспечению режима секретности в Российской Феде­ рации .

7.4.3.2 Временное совместное хранение секретных и рассекре­ ченных дел в архивохранилище секретных архивных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных дел .

7.4.3.3 Уникальные документы подлежат сейфовому хранению .

На место изъятого архивного документа вкладывается картазаместитель и при необходимости копия архивного документа .

7.4.3.4 Электронные документы хранятся в обособленных по­ мещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей .

7.4.3.5 В одном архивохранилище могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения РД 52.19.568 - 2010 (например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых но­ сителях с магнитным слоем) .

7.4.4 Для улучшения обслуживания пользователей информаци­ ей Госфонда Росгидромета и максимальной сохранности подлинников документов может быть создан фонд пользования Госфонда Росги­ дромета .

7.4.4.1 Фонд пользования Госфонда Росгидромета составляют страховые копии документов согласно РД 52.19.143 и копии наиболее часто запрашиваемых архивных документов на разных носителях. Он размещается в зависимости от вида носителя как в ОФД, так и в под­ разделениях госучреждения в соответствии с приказом по УГМ С или госучреждению .

7.4.4.2 В ОФД фонд пользования на бумажной основе, как пра­ вило, хранится в помещении архивохранилища вместе с подлинника­ ми документов на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров архивных дел .

7.4.4.3 Фонд пользования на электронных носителях размеща­ ется в помещении архивохранилища с нормативными для них режи­ мами хранения .

7.4.5 Учетные документы Госфонда Росгидромета размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов Госфонда Росгидромета. От­ ветственными за сохранность и использование учетных документов являются работники, осуществляющие их ведение в ОФД госучрежде­ ния Росгидромета .

7.4.6 Все помещения архива (здания, этажи, ярусы, архивохра­ нилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеру­ ются .

7.4.7 В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нуме­ руются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо .

7.4.8 В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые (по видам информации) и постеллажные топографические указатели .

РД 52.19.568 - 2010 Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров .

7.4.9 Карточка топографического указателя по видам информа­ ции составляется отдельно на каждый вид информации. Эти карточки располагаются в порядке номеров видов информации. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж. Эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет до­ кументов архива, второй - в архивохранилище .

7.4.10 Ведение топографических указателей может осуществ­ ляться на бумажном носителе или электронном в соответствии с уста­ новленными реквизитами .

7.4.11 Изменения в размещении архивных документов своевре­ менно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения документов Госфонда Росгидро­ мета .

7.4.12 Каждое первичное средство хранения архивных докумен­ тов, (если это не папка, а коробка и т.д.) снабжается ярлыком, на ко­ тором указываются расстановочный индекс, номера единиц хранения, находящихся в коробке .

7.4.13 Надписи на ярлыках исполняются типографским спосо­ бом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами .

Допускается использование штампов и других аналогичных средств .

7.5 Контроль за движением и физическим состоянием документов Госфонда Росгидромета 7.5.1 Проверка наличия и состояния документов Госфонда Рос­ гидромета проводится в целях:

- установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов;

- выявления отсутствующих архивных документов для организа­ ции их розыска;

РД 52.19.568 - 2010

- выявления и устранения недостатков в учете архивных доку­ ментов;

- выявления и учета архивных документов, требующих реставра­ ционной, консервационно-профилактической и технической обработки .

Проверки наличия и состояния документов Госфонда Росгидро­ мета проводятся в плановом порядке, а также единовременно (вне­ очередные) .

7.5.2 В ОФД госучреждений Росгидромета проводится плановая цикличная проверка наличия и состояния:

- уникальных документов - ежегодно;

- документов Госфонда Росгидромета на бумажной основе один раз в 10 лет;

- электронных документов - один раз в 5 лет .

7.5.3 Цикличность проверки наличия архивных документов оп­ ределяется на основании решения ЭК Госфонда Росгидромета в за­ висимости от интенсивности использования и состояния учета доку­ ментов Госфонда Росгидромета, но не менее одного раза в 10 лет .

7.5.4 Проверка наличия и состояния секретных архивных доку­ ментов осуществляется в порядке, установленном для секретных ар­ хивных документов .

7.5.5 В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене начальника ОФД проводится внеочередная единовременная проверка наличия и со­ стояния всех документов архива или их отдельных частей (групп) .

7.5.6 В начале проверки наличия и состояния документов Гос­ фонда Росгидромета проводится выверка учетных документов, кото­ рая включает:

- установление полноты учетных документов на проверяемые документы Госфонда Росгидромета, сверку их сопоставимых показа­ телей;

- уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, описи документов, в книге учета и проверка правильности составле­ ния их итоговых записей;

РД 52.19.568-2010

- выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы .

7.5.7 Для проведения проверки наличия и состояния документов Госфонда Росгидромета приказом руководителя госучреждения на­ значается комиссия, в которую должны входить представитель адми­ нистрации, начальник ОФД, работники ОФД [14]. К работе в комиссии могут привлекаться сотрудники структурных подразделений госучреж­ дения, ответственные за проверяемый вид наблюдений. Количествен­ ный состав комиссии и привлечение специалистов других подразде­ лений определяется приказом руководителя госучреждения .

7.5.8 При проверке наличия единиц хранения, которые учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия таких документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хране­ ния, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) ви­ де. Единицы хранения с уникальными документами обязательно про­ веряются полистно .

7.5.9 Документы Госфонда Росгидромета, выданные в читаль­ ный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основа­ ниях по книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. До­ кументы, выданные во временное пользование, проверяются по кар­ точкам-заказам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии .

7.5.10 В ходе проверки наличия и состояния документов Гос­ фонда Росгидромета не допускается:

- вносить в опись дел, документов и книгу учета неучтенные единицы хранения;

- делать какие-либо пометки, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах .

7.5.11 Результаты проверки наличия и состояния документов Госфонда Росгидромета и обнаруженные в ее ходе недостатки фикси­ руются в листе проверки наличия и состояния архивных документов в соответствии с приложением 25 и в акте проверки наличия и состоя­ ния архивных документов в соответствии с приложением 26 .

7.5.12 Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую РД 52.19.568 - 2010 опись дел, документов отдельно. При проверке небольших по объему описей дел, документов допускается составление одного листа провер­ ки на все описи дел, документов. В случае обнаружения в ходе провер­ ки наличия и состояния архивных документов недостатков, не преду­ смотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивных доку­ ментов по каждому виду наблюдений при каждой проверке и подписы­ ваются исполнителями в соответствии с приложением 25 .

7.5.13 Одновременно с актом проверки наличия и состояния ар­ хивных документов при необходимости составляются акт о техниче­ ских ошибках в учетных документах в соответствии с приложением 27, акт о неисправимых повреждениях архивных документов в соответст­ вии с приложением 28 .

7.5.14 По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов и книги учета проставля­ ются штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, произво­ дившего проверку .

7.5.15 В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, до­ кументов и книги учета неучтенных литерных и пропущенных порядко­ вых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется .

7.5.16 На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состоя­ ния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов. Ведение картотеки не­ обнаруженных архивных документов осуществляется централизован­ но на бумажном или электронном носителе в соответствии с реквизи­ тами карточки учета необнаруженных архивных документов .

7.5.17 Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (техниче­ ского) состояния архивных документов .

7.5.18 Формы карточки необнаруженных архивных документов и книги учета физического (технического) состояния архивных документов могут быть произвольными. В них обязательно должны присутствовать РД 52.19.568-2010 реквизиты документов, отметки о ходе розыска, результатах розыска и физическом состоянии документов .

Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы .

7.5.19 Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководитель госучреждения вправе продлить срок розыска на основании докладной записки на­ чальника ОФД .

7.5.20 Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, пе­ редаются работнику ОФД, который подкладывает их на место. В листе проверки в графе «Примечание» приложения 25 и в картотеке (книге) необнаруженных архивных документов делается отметка об обнару­ жении архивных документов, которая заверяется подписью начальни­ ка ОФД. Архивные документы, причины отсутствия которых подтвер­ ждены документально, снимаются с учета в установленном порядке .

7.5.21 На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляются акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, в соответствии с приложением 29, и подробная справка о проведении розыска, которые вместе с актом проверки наличия и со­ стояния документов Госфонда Росгидромета представляются в ЭПК Госфонда Росгидромета (ГУ «ВНИИГМИ-МЦД») для принятия оконча­ тельного решения о снятии с учета таких архивных документов .

7.5.22 Решение о снятии необнаруженных архивных документов с учета оформляется приказом руководителя госучреждения на осно­ вании письменного разрешения ЭПК Госфонда Росгидромета одно­ временно с утверждением акта о необнаружении архивных докумен­ тов, пути розыска которых исчерпаны .

7.5.23 В картотеке необнаруженных архивных документов дела­ ется отметка о снятии архивных документов с учета .

7.5.24 Прием и размещение в архивохранилищах архивных до­ кументов, поступивших в архив без предварительной проверки их фи­ зического состояния, не допускаются. Поступившие в архив архивные РД 52.19.568-2010 документы до передачи в архивохранилище размещают в помещении приема и временного хранения, освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах. Не допускается складирование поступивших архивных документов в неразобранном виде .

7.5.25 Оценка физического и технического состояния поступив­ ших архивных документов, а также их страховых копий проводится не позднее трех месяцев с момента приема архивных документов в архив .

7.5.26 В результате оценки физического состояния архивных до­ кументов на бумажной основе выявляются архивные документы:

- пораженные биологическими вредителями;

- с повышенной влажностью;

- с повреждениями бумаги и текста;

- запыленные .

При этом удалению подлежат все посторонние, находящиеся в делах, папках, коробках предметы - металлические, картонные, бу­ мажные и другие закладки, прокладки, скрепки и т.п .

7.5.27 При оценке технического состояния электронных доку­ ментов, а также их страховых копий, устанавливается возможность считывания информации с материального носителя, соответствие технических характеристик этих документов сведениям, содержащим­ ся в сопровождающих актах технического состояния .

7.5.28 При обнаружении дефектов составляется акт произволь­ ной формы, отражающий характер дефектов и меры по их устране­ нию. Устранение дефектов проводится за счет источника комплекто­ вания .

7.5.29 Поступившие архивные документы, пораженные биологи­ ческими вредителями (насекомые, активная плесень), направляются на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекция, дезинсекция) .

7.5.30 При обнаружении увлажненных архивных документов проводится их обязательная акклиматизация до полного высушива­ ния. Акклиматизацию проводят в помещении приема и временного хранения в течение 7 - 1 4 сут (в зависимости от степени увлажнения) при интенсивной вентиляции воздуха и размещении единиц хранения в развернутом виде на столах, стеллажах .

Р Д 52.19.568-2 0 1 0 7.5.31 Качество бумаги и текста поступивших архивных докумен­ тов проверяется выборочно для общей оценки их состояния .

7.5.32 Обеспыливание поступивших архивных документов про­ водят в специальном помещении с применением вытяжных шкафов и соблюдением мер санитарии и гигиены. Обязательному обеспылива­ нию подлежат коробки, папки, обложки, корешки дел .

7.5.33 Поступившие электронные документы подлежат:

- очистке от пыли и перемотке - архивные документы на магнит­ ной ленте;

- очистке от загрязнений - архивные документы на дисковых носителях и фотодокументы;

- акклиматизации в заданных температурно-влажностных условиях;

- упаковыванию .

7.5.34 Акклиматизация электронных документов на дисковой ос­ нове перед размещением их в архивохранилище проводится в открытой упаковке при температуре (20 ± 3) °С и относительной влажности воз­ духа (35 ±15) %; для фотодокументов - при относительной влажности (35 ±15) %. Продолжительность акклиматизации рулонных микро­ фильмов не должна быть меньше 10 сут, архивных документов на магнитной ленте и дисковых носителях - не менее 3 сут, фотодоку­ ментов и микрофиш - не менее 24 часов .

7.5.35 Проверка технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных ар­ хивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется:

- целевым порядком;

- в ходе проверки наличия и состояния архивных документов;

- при подготовке архивных документов к выдаче из архивохра­ нилища, а также при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов .

7.5.36 Целевая проверка технического состояния архивных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности архивных документов. Целевой проверке технического состояния РД 52.19.568 - 2010 подлежат все архивные документы, пострадавшие в экстремальных условиях. По результатам контроля делается заключение о необхо­ димости проведения реставрации и консервации и в зависимости от состояния архивных документов устанавливаются сроки проведения следующей контрольной проверки .

7.5.37 Проверка физического состояния архивных документов на бумажной основе в процессе хранения проводится с целью выявления влажных, пораженных биологическими вредителями (плесень, насе­ комые), с дефектами бумаги и текста архивных документов .

7.5.38 Увлажненные архивные документы (дела, группы дел) подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке (сушка, акклиматизация). При массовом увлажнении архивных документов принимаются меры по осушению архивохранилища, нормализации режима хранения .

7.5.39 Архивные документы, пораженные биологическими вре­ дителями (плесень, насекомые), подлежат немедленной изоляции .

7.5.40 Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визу­ ально при полистном просмотре дел. Дефекты классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индек­ сация) в соответствии с методическими разработками .

7.5.41 Проверка технического состояния электронных докумен­ тов в процессе хранения осуществляется с целью определения:

- состояния их упаковки;

- технического состояния их поверхности и перфорационных до­ рожек и склеек;

- наличия загрязнений и механических повреждений;

- физико-механических характеристик (коробление, отслаивание или осыпание рабочего слоя и др.);

- наличия дефектов химического и биологического происхожде­ ния (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико­ фотографической обработки);

- качества изображения фотодокументов;

РД 52.19.568 - 2010

- уровня параметров, характеризующих электронные документы (например, число сбоев при считывании информации в единицу вре­ мени);

- наличия «вирусов» в электронных документах;

- наличия размагниченных участков и механических поврежде­ ний отдельных участков электронного носителя .

7.5.42 Проверка технического состояния архивных документов осуществляется при внешнем осмотре в отраженном свете .

7.5.43 Проверку технических параметров электронных докумен­ тов проводят с использованием специальной аппаратуры и програм­ много обеспечения, предназначенных для работы с архивными доку­ ментами соответствующего вида .

7.5.44 Находящимися в неудовлетворительном физическом со­ стоянии признаются документы Госфонда Росгидромета с высокой сте­ пенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документов. Решение о признании документов Госфонда Росгидромета находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии и их постановке на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки принимает руководитель госучреждения на основании экспертного заключения ЭК Госфонда Росгидромета и докладной записки начальника ОФД .

7.5.45 Неисправимо поврежденными архивными документами признаются архивные документы, физическое состояние которых ис­ ключает возможность восстановления их материальных носителей и использования содержащейся в них документированной информации .

7.5.46 Решение о признании архивного документа неисправимо по­ врежденным и снятии его с учета принимает ЭПК Госфонда Росгидроме­ та на основании акта о неисправимых повреждениях документов (см. приложение 28), представляемого руководителем госучреждения, и экспертного заключения ЭК Госфонда Росгидромета .

7.5.47 На основании письменного решения ЭПК Госфонда Рос­ гидромета издается приказ руководителя госучреждения о снятии не­ исправимо поврежденных архивных документов с учета .

Р Д 52.19.568 - 2010 7.5.48 Снятие е учета и уничтожение неисправимо поврежден­ ных уникальных документов не допускаются .

7.5.49 Учет физического и технического состояния архивных до­ кументов на бумажной основе осуществляется в

- листе-заверителе (см. приложение 2);

- листе и акте проверки наличия и состояния архивных докумен­ тов (см. приложения 25, 26);

- карточке учета архивных документов с повреждениями носителя;

- карточке учета архивных документов с повреждениями текста;

- картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов;

- карточке учета технического состояния фотодокумента .

7.5.50 Учет физического и технического состояния архивных до­ кументов может осуществляться на бумажном или электронном носи­ теле в соответствии с установленными реквизитами контрольно­ учетных документов .

7.6 Восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению 7.6.1 Физико-химическая и техническая обработка архивных до­ кументов проводится с целью:

- устранения причин ускоренного старения и разрушения архив­ ных документов;

- восстановления их свойств, технических характеристик, долго­ вечности;

- воспроизведения документированной информации на более устойчивых носителях .

7.6.2 Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются:

РД 52.19.568 - 2010

- дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биоло­ гических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;

- реставрация (реставрационно-консервационная обработка) как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;

- фотореставрация архивных документов с угасшим и слабокон­ трастным текстом;

- замена оригиналов с недолговечными или разрушенными но­ сителями копиями для сохранения документированной информации и др.;

- переплет архивных документов;

- обеспыливание архивных документов;

- обработка архивных документов в режиме аварийноспасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, вос­ произведения, дезактивации и других видов целевой обработки .

7.6.3 Электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются реставрационным и консервационнопрофилактическим работам .

7.6.4 Архивные документы на магнитной ленте подвергают:

- очистке поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;

- замене пересохших и покоробленных склеек;

- оформлению рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2 - 2,5 м;

- перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании архивных документов .

7.6.5 Архивные документы на дисковых носителях подвергают:

- обеспыливанию;

- протирке антистатиком .

7.6.6 Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые .

РД 52.19.568 - 2010 7.6.7 Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установ­ ленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценност­ ным группам, особенностей физического состояния архивных доку­ ментов различных видов и возможностей архива. Приоритет отдается уникальным и особо ценным документам .

7.6.8 К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварий­ но-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или ра­ диоактивными веществами. Срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения пред­ принимаются также при поражении архивных документов биологиче­ скими вредителями .

8 Хранение документов в структурных подразделениях госучреждений Росгидромета

–  –  –

8.1.1 В структурных подразделениях госучреждений Росгидроме­ та хранятся документы временного срока хранения, страховые копии документов по перечню РД 52.19.143, документы фонда пользования и документы постоянного срока хранения, переданные на ответствен­ ное хранение по приказу руководителя этих организаций. Этим прика­ зом должны быть определены места хранения документов Госфонда Росгидромета с указанием ответственных лиц .

8.1.2 Структурные подразделения госучреждений Росгидромета обязаны обеспечивать сохранность документов Госфонда Росгидро­ мета в течение установленных сроков хранения в соответствии с тре­ бованиями настоящего руководящего документа. Контроль и методи­ ческое руководство по хранению документов возлагается на ОФД .

8.1.3 При смене начальников структурных подразделений госуч­ реждений Росгидромета передача документов Госфонда Росгидромета

–  –  –

8.2.1 Все документы, подлежащие хранению в структурных под­ разделениях госучреждений Росгидромета, должны быть после окон­ чания года образования документов оформлены в дела .

8.2.2 Формирование и оформление дел производится работни­ ками подразделений и организаций, в результате деятельности кото­ рых образовались или прошли критический контроль документы .

8.2.3 В дело должен быть подобран и отсортирован в хроноло­ гическом порядке комплект документов (таблиц, книжек, лент самопи­ шущих приборов, электронные носители) одного наименования (кода документов) по одной или нескольким наблюдательным организациям за год наблюдений, один авторский экземпляр отчета, рукопись ре­ жимно-справочного издания и т.д .

8.2.4 Дела оформляются в папки, скоросшиватели, связки. Тол­ щина дела определяется удобством их хранения и использования .

8.2.5 Каждое дело должно быть подписано на обложке или вло­ женном в начале листе, если дело оформляется в связку. Надпись должна содержать название УГМС или госучреждения Росгидромета, подразделения госучреждения, заголовок дела (наименование докумен­ тов), период наблюдений, количество листов, срок хранения по перечню РД 52.19.143 и год, в котором истекает срок хранения документов .

8.2.6 Оформленное дело должно быть внесено в книгу учета (см. приложение 12) .

8.2.7 Записи в книге учета ведутся без разделения на виды на­ блюдений, работ и исследований .

8.2.8 Если в структурных подразделениях госучреждений Росги­ дромета находятся на ответственном хранении документы Госфонда Росгидромета, подлежащие хранению по перечню РД 52.19.143 в ОФД, то они должны быть учтены в описях (см. приложения 4 - 8) в соответствии с содержанием документа .

РД 52.19.568-2 0 1 0

8.3 Обеспечение сохранности документов 8.3.1 Для хранения документов в структурных подразделениях госучреждений Росгидромета следует применять шкафы и стеллажи .

8.3.2 При наличии большого количества документов в подразде­ лении или организации должна быть выделена и оборудована стел­ лажами отдельная комната. Стеллажи и полки должны быть пронуме­ рованы от входа слева направо, а полки сверху вниз направо .

8.3.3 Не допускается размещение документов в подвальных и чердачных помещениях .

8.3.4 Технические дела, паспорта наблюдательных организаций, журналы истории станций, схемы объектов видимости, планы, описания наблюдательных участков и т.п. должны храниться в сейфе у началь­ ника станции .

8.3.5 На окнах помещений в цокольном, первом и втором эта­ жах, где хранятся документы, должны быть установлены металличе­ ские решетки, закрывающиеся изнутри .

8.3.6 Помещения, в которых хранятся документы, должны быть обеспечены переносными углекислотными огнетушителями ОУ-2, ОУ-5, ОУ-8 из расчета один огнетушитель на 25 м2 .

8.3.7 В случае возникновения пожара необходимо немедленно:

- отключить электропитание;

- сообщить о пожаре в городскую или объектовую пожарную охрану;

- сообщить о пожаре руководителю подразделения, организа­ ции, учреждения;

- приступить к тушению пожара имеющимися средствами пожа­ ротушения .

8.3.8 При пожаре или другом стихийном бедствии спасаются в первую очередь документы Госфонда Росгидромета, находящиеся на ответственном хранении в подразделении, организации, а затем все остальные документы .

8.3.9 На документах, находящихся на ответственном хранении в подразделении, организации должна быть сделана красной тушью РД 52.19.568 - 2010 хорошо заметная надпись «ГОСФОНД РОСГИДРОМ ЕТА. О ТВЕТСТ­ ВЕНН О Е ХРАНЕНИЕ» .

Место хранения этих документов должно быть хорошо известно всем работникам структурных подразделений госучреждений Росги­ дромета .

8.3.10 Помещения, в которых хранятся документы, должны со­ держаться в чистоте, исключающей накопление пыли, плесени, насе­ комых и грызунов .

8.3.11 По окончании рабочего времени помещения, в которых хранятся документы, должны быть закрыты и опечатаны. Ключи и пе­ чать должны быть сданы под роспись дежурному .

9 Организация использования документов Госфонда Росгидромета

9.1 Доступ пользователей к документам Госфонда Росгидромета 9.1.1 Документы Госфонда Росгидромета доступны для исполь­ зования с момента их поступления на хранение .

9.1.2 Информационное обеспечение организаций Росгидромета и органов государственной власти регулируется федеральным зако­ ном [2], постановлением [12], положением [13], документом Росгидро­ мета [17], РД 52.19.108, РД 52.19.698 и настоящим руководящим до­ кументом .

9.1.3 Доступ пользователя к подлинникам особо ценных доку­ ментов, в том числе уникальных документов, к документам Госфонда Росгидромета, находящимся в неудовлетворительном физическом со­ стоянии, осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя госучреждения. Пользователю предостав­ ляются копии указанных документов или документальные публикации, содержащие данные документы .

РД 52.19.568-2010 9.1.4 Для обеспечения доступа к документам Госфонда Росгидро­ мета ОФД предоставляет пользователю справочно-поисковые средст­ ва к ним .

9.2 Использование документов Госфонда Росгидромета 9.2.1 Пользователями документов Госфонда Росгидромета мо­ гут быть;

- граждане, правительственные и неправительственные органи­ зации, а также предприятия, учреждения и организации всех форм собственности Российской Федерации;

- граждане, правительственные и неправительственные органи­ зации иностранных государств .

9.2.2 Использование документов осуществляется в соответствии с федеральными законами [1], [5], административным регламен­ том [14], методикой [16] и настоящим руководящим документом .

9.2.3 Выдача документов для использования в читальном зале и на рабочих местах сотрудникам У ГМ С и госучреждений Росгидромета производится по карточке-заказу, оформленной в соответствии с при­ ложением 30 .

9.2.4 Для подбора документов пользователю предоставляются все виды каталогов .

9.2.5 В читальном зале должны быть вывешены правила работы пользователя с делами и документированной информацией .

9.2.6 Распорядок работы читальных залов устанавливается с учетом интересов пользователей .

9.2.7 При возврате дела работник ОФД должен проверить со­ стояние дела .

9.2.8 При обнаружении повреждения дела или недостачи в деле составляется акт для привлечения виновных к ответственности в ус­ тановленном порядке. В листе-заверителе дела должна быть сделана отметка о повреждении дела или недостаче .

9.2.9 Все виды использования документированной информации подлежат учету в соответствии с методикой [16] .

РД 52.19.568 - 2010 9.2.10 Карточки-заказы должны быть учтены в книге учета ис­ пользования документированной информации, оформленной в произ­ вольной форме. Карточка-заказ хранится до минования надобности .

9.2.11 Предоставление информации осуществляется на любом но­ сителе:

- бумажном - в виде справок, листов ксерокопий, документов, оформленных как единицы хранения, и т.д.;

- в электронном виде - на различных электронных носителях, в том числе в виде сообщений по электронной почте или Internet .

9.2.12 Предоставление и распространение информации о со­ стоянии окружающей среды, ее загрязнении осуществляется в соот­ ветствии с постановлением [12] .

9.2.13 Информационное взаимодействие между УГМ С и госуч­ реждениями Росгидромета, не предусмотренное РД 52.19.704 или За­ данием Росгидромета, осуществляется, как правило, на договорной основе, в том числе и безвозмездно .

9.2.14 Другим пользователям информация общего назначения в области гидрометеорологии и мониторинга окружающей среды пре­ доставляется за плату в размерах, возмещающих расходы на ее под­ готовку (сканирование, копирование и т.д.) и передачу по информаци­ онно-телекоммуникационным сетям, включая сеть Internet, и сетям почтовой связи .

9.2.15 Пользователи несут ответственность за правильность ис­ пользования документов Госфонда Росгидромета в соответствии с кодексом [10] и постановлением [11] .

9.2.16 Для организации учета и предоставления сведений о пользователях документов Госфонда Росгидромета используется мето­ дика [17] .

9.2.17 Информирование пользователей о документах Госфонда Росгидромета организуется в соответствии с административным рег­ ламентом [14] .

РД 52.19.568 - 2010

9.3 П орядок предоставления документов Госфонда Росгидромета пользователям в ОФД госучреждений Росгидромета 9.3.1 Для получения документированной информации Госфонда Росгидромета в виде выписок, расчетов, специальных разработок по документам, снятия копий документов или их фрагментов пользова­ тель должен представить в госучреждение Росгидромета письменную заявку, в которой должна быть обоснована цель использования доку­ ментированной информации. Запрос пользователя рассматривается и исполняется ОФД при наличии в запросе наименования юридическо­ го лица, для частных лиц - фамилии, имени и отчества, почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы или вида за­ прашиваемой информации, хронологии запрашиваемой информации .

9.3.2 Запрос пользователя рассматривается руководством гос­ учреждения или уполномоченным должностным лицом, направляется на исполнение в ОФД или соответствующее структурное подразделе­ ние госучреждения или непосредственно исполнителю и исполняется по архивным документам Госфонда Росгидромета и/или печатным из­ даниям, относящимся к предмету запроса .

9.3.3 Запрос, не относящийся к составу хранящихся в ОФД ар­ хивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации на­ правляется в другую организацию, где хранятся необходимые архив­ ные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользова­ телю дается соответствующая рекомендация .

9.3.4 При поступлении в госучреждение Интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обраще­ ния (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмот­ рении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывает­ ся, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке .

–  –  –

Итого____________________________________________________________ документов цифрами и прописью Итого____________________________________________________________ листов во всех документах

–  –  –

е № ____________________________по № _____________________________

в том числе:

литерные номера листов (с добавлением букв)_________________________________________

пропущенные номера листов________________________________________________________

+ листы внутренней описи__________________________________________________________

–  –  –

В опись внесено _____________________________________________________________________________________дел цифрами и прописью с № _______________ ___________________________по № ______________

–  –  –

Итого_____________________________________________________________ дел .

цифрами и прописью

Передачу документов произвели:

–  –  –

Форма акта передачи-приема документов в Госфонд Росгидромета при изменении территории или профиля деятельности одного госучреждения и отнесения его к территории или профилю деятельности другого госучреждения

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

–  –  –

АКТ _________ № __________ дата приема-передачи архивных документов на хранение На основании приказа Росгидромета № _____________от о ___________________________________________________

наименование документа и в соответствии с РД 52.19.108-2009 «Положение о формировании архивного фонда дан­ ных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидроме­ теорологии и мониторингу окружающей среды», утвержденным Руководителем Росги­ дромета 3 июля 2009 года,______________________________________________________сдал, наименование передающего учреждения а __________________________________________________________________________ принял наименование принимающего учреждения документы Госфонда Росгидромета и учетно-справочные документы к ним:

–  –  –

АКТ _______ № __________ дата о выделении к уничтожению документов Госфонда Росгидромета, не подлежащих хранению К уничтожению отобраны следующие документы Госфонда Росгидромета на ос­ новании: РД 52.19.143-2010 «Перечень документов архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении», РД 52.19.108-2009 «Положение о формировании ар­ хивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды», РД 52.19.160-2009 «Положение об экспертной комиссии архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окру­ жающей среды» и в соответствии с решением ЭК Госфонда Росгидромета в составе:

председателя_______________________________________________________________________

должность, фамилия, инициалы членов ___________________________________________________________________________

должность, фамилия, инициалы

–  –  –

Форма ежегодного отчета участника деятельности по формированию Госфонда Росгидромета Угловой штамп организации, учреждения Отчет ОФД по состоянию на 1 января 20____года

–  –  –

14 Общие документы для всех видов наблюдений 15 Документы научных исследований и экспедиционных работ 16 Изданные документы 17 Зарубежные документы 18 Другие документы по видам наблюдений (расшифровать), которые необходимо включить дополнительно, по мнению госучреждения ИТОГО (сумма строк 1 -1 8 )

–  –  –

РД 52.19.568-2010 РД 52.19.568 - 2010

–  –  –

инвентарный номер книги. Раестановочный индекс заглавие книги. Сведения, относящиеся к заглавию сокращенное наименование учреждения, ФИО автора сведения о том, где, кем и когда издана книга количество страниц, сведения об иллюстрациях и ином материале в документе цена, тираж

–  –  –

код документа. Заголовок дела наименование пункта наблюдений, область широта и долгота места. Высота над уровнем моря вид наблюдательной организации, ее разряд (категория) инвентарный номер дела. Раестановочный индекс. Период наблюдений место хранения документа, если документ оставлен на ответственное хранение

–  –  –

Ф орма каталож ной карточки на отчеты о научно-исследовательских и экспедиционны х работах, отчеты научно-исследовательских судов, отчеты специализированны х и полярны х станций

–  –  –

инвентарный номер дела. Расетановочный индекс. Заголовок документа наименование задания, НИР, номер темы, этап работы наименование организации, составившей отчет. Список исполнителей сведения о месте и дате составления документа количество страниц, сведения об иллюстрациях и ином материале в документе место хранения документа, если документ оставлен на ответственное хранение

–  –  –

1 Метеорологические наблюдения

1.1 Приземные метеорологические наблюдения

1.2 Наблюдения, полученные с помощью метеорадиолокаторов

1.3 Наблюдения на авиаметеорологичееких станциях

1.4 Высотные метеорологические наблюдения 2 Аэрологические наблюдения 3 Агрометеорологические наблюдения 4 Синоптические наблюдения 5 Гидрологические наблюдения 6 Морские гидрометеорологические наблюдения

7. Наблюдения за загрязнением окружающей среды

7.1 Наблюдения за загрязнением атмосферного воздуха

7.2 Наблюдения за загрязнением атмосферных осадков

7.3 Наблюдения за загрязнением почвы

7.4 Наблюдения за загрязнением снежного покрова

7.5 Наблюдения за загрязнением поверхностных вод суши

7.6 Наблюдения за загрязнением морских вод

7.7 Наблюдения за загрязнением объектов окружающей среды пестицидами

7.8 Наблюдения за радиоактивным загрязнением

7.9 Наблюдения за общим загрязнением

8. Геофизические наблюдения

8.1 Актинометрические наблюдения

8.2 Озонометрические наблюдений

8.3 Теплобалансовые наблюдения

8.4 Наблюдения за атмосферным электричеством

8.5 Ракетное зондирование атмосферы

8.6 Наблюдения за содержанием парниковых газов

8.7 Ионосферные и магнитные наблюдения, радиолокация метеорных следов, наблюдения за полярными сияниями 9 Гелиофизические наблюдения 10 Наблюдения, полученные с помощью искусственных спутников Земли 11 Наблюдения, полученные в результате научных исследований и экспедиционных работ РД 52.19.568-2010

–  –  –

Форма акта проверки наличия и состояния документов Госфонда Росгидромета ОФ Д____________________________________________________________________________

название госучреждения

–  –  –

На основании РД 52.19.108-2009 «Положение о формировании архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеороло­ гии и мониторингу окружающей среды» и РД 52.19.568-2010 «Организация комплектова­ ния, учета, хранения и использования документов архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении» комиссия по проверке наличия и состояния докумен­ тов Госфонда Росгидромета, созданная по приказу руководителя госучреждения от ____________________ №______________________в составе:

Председателя __________________________________________________________________

членов _________

–  –  –

п о ________________________________________________________________ виду информации метеорологической, гидрологической и т.п .

№ описей_________ Проверка проводилась с __________________ п о ____

В ходе выполнения проверки обнаружены технические ошибки в записях:

–  –  –

Форма акта о неисправимых повреждениях архивных документов О Ф Д ______________________________________________________________________

наименование госучреждения

–  –  –

Перечисленные архивные документы подлежат списанию в виду

Эксперты:

наименование должностей экспертов, подписи, расшифровка подписей, дата дата и номер приказа руководителя госучреждения о снятии неисправимо поврежденных архивных доку­ ментов с учета В результате проверки установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже ар­ хивных документов. Предпринятые ОФД меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:

–  –  –

дата и номер приказа руководителя госучреждения о снятии с учета необнаруженных документов, пути розыска которых исчерпаны [1] Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ (с изменениями на 13 мая 2008 года) [2] Перечень федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности (ут­ вержден постановлением Правительства РФ от 27 декабря 2006 года № 808) [3] Федеральный закон «О Гидрометеорологической службе» от 19 июля 1998 года № 113-ФЗ (с изменениями на 2 февраля 2006 года) [4] Специальные правила пожарной безопасности государственных и муни­ ципальных архивов Российской Федерации (утверждены приказом Ми­ нистерства культуры РФ от 12 января 2009 года № 3) [5] Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ [6] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архив­ ных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Мин культуры РФ от 18 января 2007 года № 19, зарегистриро­ ваны в Минюсте РФ 6 марта 2007 года № 9059; с изменениями (утвер­ ждены приказом Минкультуры РФ от 16 февраля 2009 года № 68, заре­ гистрированы в Минюсте РФ 05 мая 2009 года № 13893)) [7] Положение о создании и ведении Единого государственного фонда дан­ ных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении (утверждено поста­ новлением Правительства РФ от 21 декабря 1999 года № 1410) [8] Положение о порядке и организации учета и функционирования ведом­ ственной наблюдательной сети (утверждено приказом Росгидромета от 21.01.2000 № 13 (с изменениями от 28 февраля 2007 года), зарегистриро­ вано в Минюсте РФ 28 февраля 2000 года № 2141) РД 52.19.568 - 2010 [9] Положение о лицензировании деятельности в области гидрометеороло­ гии и смежных с ней областях (утверждено постановлением Правитель­ ства РФ от 13 августа 2006 года № 497) [10] Федеральный закон «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности» от 22 июля 2008 года № 123-ФЗ [11] Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 года № 195-ФЗ [12] Постановление Правительства РФ от 15 ноября 1997 года № 1425 «Об информационных услугах в области гидрометеорологии и мониторинга загрязнения окружающей природной среды» (с изменениями на 28 марта 2008 года) [13] Положение о Федеральной службе по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (с изменениями от 29 мая 2008 года № 404) (утвер­ ждено постановлением Правительства РФ от 23 июля 2004 года № 372) [14] Административный регламент Федеральной службы по гидрометеоро­ логии и мониторингу окружающей среды по исполнению государствен­ ной функции «Ведение Единого государственного фонда данных о со­ стоянии окружающей среды, ее загрязнения» (утвержден приказом Рос­ гидромета от 24 марта 2008 года № 144, зарегистрирован в Минюсте РФ 23 мая 2008 года № 11742) [15] Правила пожарной безопасности в Российской Федерации ППБ 01-03 (ут­ верждены приказом Министерства РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедст­ вий от 18 июня 2003 года № 313, зарегистрированы в Минюсте РФ 27 июня 2003 года Ш 4838) [16] Методика учета числа пользователей Единого государственного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении (ЕГФД) (утвер­ ждена Руководителем Росгидромета А.И. Бедрицким 29 декабря 2006 года) [17] Комплексная программа развития фондов данных Росгидромета на 2 0 0 6 - 2009 и последующие годы (утверждена Руководителем Росги­ дромета А.И. Бедрицким 11 января 2006 года) РД 52.19.568 - 2010 Ключевые слова: комплектование, учет, хранение документов, описи документов, сохран­ ность документов, использование документов, архивохранилище, Госфонд Росгидромета .

–  –  –

РД 52.19.568-2010






Похожие работы:

«Номинация "Пьесы малого формата Три одноактные пьесы: "Овцеволк", "Цветы юности в море зла", "Надежда". Дмитрий Нилин ОВЦЕВОЛК Фантастическая комедия в одном действии Действующие лица: В и н т и к (Рудек Винтик) – служащий какого-то аппарата. П е в и ц...»

«СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ БИОЛОГИЯ, 2017, том 52, 2, с. 298-305 УДК 636.2+636.1]:636.082:591.463.1:576.08:547.78 doi: 10.15389/agrobiology.2017.2.298rus СВЕРХМАЛЫЕ КОНЦЕНТРАЦИИ ПРОИЗВОДНЫХ БЕНЗИМИДАЗОЛА ПОВЫШАЮТ УСТОЙЧИВОСТЬ СПЕРМАТОЗОИДОВ БЫКОВ И ЖЕРЕБЦОВ ПРИ КРИОКОНСЕРВАЦИИ И ДЕЙСТВИИ ВРЕДНЫХ ФАКТОРОВ Е.В. НИКИТКИНА1, И...»

«Всесибирская олимпиада по БИОЛОГИИ 2014-15. Третий (заключительный) этап. 10-11 кл. Стр. 1 из 4 Всесибирская олимпиада по биологии 2014-15. Третий этап 9 марта 2015 10-11 класс Время выполнения задания –...»

«Глобальное потепление: причина, исход. Модель нелинейной Вселенной, природа силы гравитации. Климов Владимир. Кириллович. Контакт с автором: ftwk@mail.ru УДК 52.5, 521.1, 523.9, 524.8, 530.1. Аннотация. Признание техногенной эмиссии диоксида угле...»

«Тема 5. Ф Фотоэлем менты тр ретьего поколени Рын ия. нок и эн нергоресу урсы России ( часа) (2 Фо отоэлементы трет тьего пок коления Фо отоэлемен нты трет тьего по околения – это устройст тва, обе еспечиваю ющие высокий коэ...»

«008674 Изобретение относится к медицине и ветеринарии, в частности, к эмбриологии и может быть использовано для хранения микроскопических биологических объектов. К уникальным единичным микроскопическим биологическим объектам могут быть отнесены единичные сперматозоиды, выделенные из спермы па...»

«ЮЖНО-УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УТВЕРЖДАЮ: Директор института Институт естественных и точных наук _А. В. Келлер 10.05.2017 РАБОЧАЯ ПРОГРАММА к ОП ВО от 03.11.2017 №007-03-1113 дисциплины ДВ.1.06.02 Методологичес...»

«ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ПО ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 2 февраля 2009 г. N 6 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ПРОМЫШЛЕННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ В ОБЛАСТИ ГАЗОСНАБЖЕНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ (в ред. постановлений МЧС от 03.05.2014 N 14, от 10.03.2015 N 3, от 30.05.2017 N 22) Н...»

«ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ НАУКИ "ФЕДЕРАЛЬНЫЙ НАУЧНЫЙ ЦЕНТР МЕДИКО-ПРОФИЛАКТИЧЕСКИХ ТЕХНОЛОГИЙ УПРАВЛЕНИЯ РИСКАМИ ЗДОРОВЬЮ НАСЕЛЕНИЯ" СОВРЕМЕННЫЕ МЕТОДИЧЕСКИЕ ПОДХОДЫ В ХИМИКО АНАЛИТИЧЕСКИХ ИССЛЕДОВАНИЯХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ДЛЯ ПОДДЕРЖКИ ОСНОВНЫХ НАПР...»

«1. Цель изучения дисциплины "Биология". Цель освоения учебной дисциплины "Биология" для студентов специальности "Лечебное дело" состоит в формировании важнейших фундаментальных, системных знаний об уровневом принципе организации жизни, включая организменный в фило...»

«ОСНОВНАЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ПРОГРАММА ПОДГОТОВКИ БАКАЛАВРА по направлению 06.03.01 Биология профиль Общая биология Квалификация (степень) выпускника: бакалавр Форма обучения очная Рабочая программа дисциплины вариативная часть часть Б. 1.14.1 Модуль Общебиологический. Биология размножения и развития Приложение 1...»

«МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ "РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. А. И. Г...»

«ГРУНТОВЕДЕНИЕ БИОТЕХНОЛОГИИ В ИНЖЕНЕРНОЙ ГЕОЛОГИИ BIOTECHNOLOGIES IN ENGINEERING GEOLOGY MAKSIMOVICH N.G. МАКСИМОВИЧ Н.Г. Head of the Laboratory of Technogenic Processes Geology and deputy Заведующий лабораторией геологии техногенных процессов и science director of the Institute of Natural Sciences of the Pe...»

«Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования "Воронежский государственный медицинский университет имени Н.Н. Бурденко" Министерства здравоохранения Российской Федерации УТВЕРЖДАЮ Проректор проф. А.В. Будневский "29" июня 2017 г. ПРОГРАММА КАНДИДАТСКОГО ЭКЗАМЕНА Уровень высшего образ...»

«ОБЩЕСТВЕННО-ПОЛИТИЧЕСКИЙ ОТБОР – ОБЩЕСТВЕННОНЕИЗБЕЖНЫЙ ФАКТОР ОПТИМАЛЬНОЙ ЦИВИЛИЗАЦИИ ТОРОСЯН К. А. Открытые Ч. Дарвиным основные движущие силы эволюции органического мира – борьба за существование и естественный отбор на основе наследственной изменчивости полноценно действуют на уровне биологического движения. Биологическое движ...»

«ТРЕБОВАНИЯ К УРОВНЮ ОСВОЕНИЯ ПРОГРАММЫ ПО КУРСУ "ОСНОВЫ БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ" В результате освоения Программы обучающиеся должны иметь сформированность: — представлений о культуре без...»

«ГОРНО-АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНСТИТУТ ВОДНЫХ И ЭКОЛОГИЧЕСКИХ ПРОБЛЕМ СО РАН АЛТАЙСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВ № 2 (27) ЧЕЛЯБИНСКИЙ ИНСТИТУТ РАЗВИТИЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ АЛТАЙСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ ПЕДАГОГИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ ЮЖНО-УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ ИСКУ...»

«Район/ Муниципий MINISTERUL EDUCAIEI, Место жительства CULTURII I CERCETRII Учебное заведение AL REPUBLICII MOLDOVA AGENIA NAIONAL Фамилия, имя ученика PENTRU CURRICULUM I EVALUARE БИОЛОГИЯ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ ТЕСТИРОВАНИЕ ЛИЦЕЙСКИЙ ЦИКЛ Профиль: реальный, спортивный 27 апреля 2018 года Время выполнения: 180 минут Необходимые материалы: ручка с...»

«z R \m ?ппп Ha правах рукоппси ВЯТКШ! Александр Иванович РОД К Р А С О Д Н Е В (HE.MEROCALLIS L, BCtJEIlPH 03 00.05 -"Ботаника" АВТОРЕФЕРАТ диссертации, на соискание ученой степени кандидата биологических наук Q \J Новосибирск 2000 Работа выполнена в Центральном сибирском ботаническ...»

«МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ ФГБОУ ВО "Уральский государственный лесотехнический университет" Институт химической переработки растительного сырья и промышленной экологии (ИХПРСиПЭ) Кафедр...»

«ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования "Иркутский государственный университет путей сообщения" Сибирский колледж транспорта и строительства МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО СОПРОВО...»







 
2018 www.lit.i-docx.ru - «Бесплатная электронная библиотека - различные публикации»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.